Comment faciliter le télétravail et booster la productivité de vos équipes | 5 bonnes pratiques pour une gestion efficace de votre entreprise à distance

Vous venez d’embaucher vos premiers collaborateurs à distance pour votre start-up, mais vous vous demandez maintenant comment manager une équipe que vous ne reconnaîtriez peut-être même pas dans la rue ?

Le travail à distance offre de nombreux avantages aux entreprises, mais il est indéniable qu’un tel changement peut être un peu intimidant, que vous démarriez dès le départ à distance ou que vous passiez au télétravail à un moment donné. Fort de notre expérience du travail à distance depuis plusieurs années, nous vous proposons 5 bonnes pratiques pour gérer efficacement vos équipes décentralisées (ou plutôt, pour apprendre à vos équipes en télétravail à s’autogérer).

1. Oubliez tout ce que vous pensez savoir sur le travail sur site et soyez prêt à apprendre sur le parcours

Passer à une organisation de travail à distance nécessite un ajustement des mentalités.

Il est important d’adopter le changement et d’être ouvert à de nouvelles méthodes de travail. Le télétravail exige de la flexibilité, de l’adaptabilité et une amélioration continue. Restez donc ouvert aux nouvelles idées et aux meilleures pratiques qui émergent dans le domaine.

2. Encouragez vos collaborateurs à disposer d’un espace de travail dédié

Discutez de l’importance d’un espace de travail dédié avec les candidats sérieux lors du processus de recrutement. Bien que cela semble simple, évitez d’être trop directif.

Un des principaux avantages du travail à domicile est que les employés peuvent théoriquement travailler dans un environnement plus propice à la productivité. Cela signifie aucune distraction de la part de collègues potentiellement bruyants, d’exercices d’incendie ou de discussions à machine à café. Les employés peuvent optimiser leur espace de travail, leur bureau en fonction de leurs préférences. Le mot clé est “leurs préférences”.

Vous devez respecter l’espace personnel des employés en engageant une conversation collaborative sur l’aménagement de leur espace de travail, plutôt que d’imposer des normes arbitraires. Formez-les aux bonnes pratiques et proposez-leur des options pour les y aider, mais rappelez-vous qu’il s’agit avant tout de leur espace de travail.

Le conseil d’expert !

• Vous pouvez créer une formation ludique sur les bonnes pratiques du travail à distance. Ce cours pourrait présenter différents scénarios et démontrer concrètement les avantages de ces pratiques, ainsi que les défis qu’elles permettent de surmonter.

3. Investissez dans des logiciels appropriés pour permettre un travail et une collaboration agiles

Vous devez investir dans des logiciels et des outils numériques adaptés qui favorisent un travail agile. Certes, le télétravail ne permet pas de réserver rapidement une salle de réunion ou de se rendre spontanément dans le bureau d’un supérieur pour obtenir son avis, mais il offre d’autres avantages indéniables.

Il est possible d’organiser des visioconférences avec autant de collègues qu’une salle de réunion physique, avec de grands groupes de personnes, collaborer simultanément sur des documents et des ressources graphiques en direct, et se contacter instantanément via des services de messagerie.

Avec les bons outils et systèmes digitaux en place, le travail à distance peut être encore plus efficace.

4. Utilisez la gamification pour créer une culture et une communauté dans l’espace virtuel

Croyez-le ou non mais vos collaborateurs aspirent à plus qu’un simple travail où ils pointent en arrivant, travaillent et repartent. Cela représente le strict minimum et n’est franchement pas très motivant. Certes, le salaire et les avantages sociaux sont importants, mais ne sous-estimez pas la valeur d’une culture d’entreprise positive.

Il peut être difficile de reproduire une culture d’entreprise forte sur site en passant à un modèle de travail à distance. Les interactions spontanées, les activités à la pause déjeuner, les activités de teambuilding et les événements après le travail sont tous plus faciles à organiser lorsque tout le monde se trouve au même endroit.

Vous passez au travail à distance ? La gamification, qui consiste à appliquer des mécanismes de jeu à des activités quotidiennes pour renforcer l’engagement des utilisateurs, pourrait être la stratégie digitale idéale pour recréer une culture d’entreprise positive.

Des choses très simples comme des ligues virtuelles de sports comme le football, le rugby ou même des Jeux Olympiques bureau pourraient réunir et stimuler une compétition amicale entre les collaborateurs amateurs de sports. Vous pourriez également créer un club d’entreprise sur Strava et lancer des défis aux coureurs et aux cyclistes.

Passez au niveau supérieur de la gamification en étant inclusif ! Tout le monde dans votre bureau virtuel ne sera pas forcément passionné de sport ou des athlètes récréatifs. Créer une culture d’entreprise positive, en étant aussi éloigné les uns des autres, signifie être inclusif et impliquer tout le monde.

Des plateformes de gamification comme Drimify vous permettent de créer facilement des quiz et des mini-jeux à destination de vos équipes. Ces jeux offrent la possibilité de gagner des prix, de grimper dans des classements virtuels, de résoudre des escape games et des chasses aux trésors virtuels. De quoi ajouter des expériences ludiques et interactives à votre environnement de travail à distance.

Le jeu étant universel, il s’ensuit qu’une gamification réfléchie est également l’une des clés essentielles pour cultiver une culture harmonieuse du travail à distance.

5. Instaurez un briefing quotidien pour promouvoir la responsabilisation et l’autogestion

Mettez en place des briefings quotidiens. Ceux-ci peuvent se faire virtuellement à l’aide d’outils digitaux afin que chacun puisse dire : « Voici ce que j’ai réalisé hier, voici ce que je vais faire aujourd’hui, et voici les bloqueurs potentiels. » Cela vous permet, en tant que manager ou dirigeant, d’être informé de l’avancement des tâches et favorise la confiance et l’autonomie au sein de l’équipe.

Des entretiens individuels et des réunions d’équipe régulières sont également recommandés. Ces courts points d’étape fréquents permettent aux membres de l’équipe de se tenir mutuellement et de partager leurs progrès, de discuter des préoccupations et des défis rencontrés, et de s’assurer que les efforts de chacun sont alignés.

Lorsque vos collaborateurs peuvent s’autogérer et s’acquittent de leur charge de travail, cela vous évite de micromanager. Un management efficace doit se concentrer sur l’orientation et la correction de trajectoire, et non sur une surveillance constante. Le micromanagement est improductif – il vous fait perdre du temps, démotive les employés et les conduit rarement à donner le meilleur d’eux-mêmes.

À retenir

Se lancer dans une organisation opérant dès le départ 100% à distance ou basculer vers un modèle de télétravail en cours de route ? Des défis, des ajustements et des changements de mentalité sont inévitables.

Traditionnellement, les environnements de travail ont été associés à un espace de bureau physique, impliquant d’être au même endroit que ses collègues. Si le travail à domicile n’est pas une nouveauté, il devient de plus en plus courant, en particulier dans les entreprises et pour les postes  où la présence sur site n’est pas essentielle.

Les 5 conseils suivants sont faciles à mettre en œuvre et peuvent être adaptés à toute entreprise ou fonction où les employés peuvent travailler efficacement de n’importe où.