Como manter a produtividade do trabalho quando o seu negócio opera à distância | As 5 melhores práticas a implementar na gestão das suas equipas remotas

Acabou de começar a contratar trabalhadores remotos para a sua startup, mas agora questiona-se sobre como será a dinâmica de gerir um grupo de pessoas que talvez não reconhecesse se as encontrasse na rua?

O trabalho remoto oferece todo o tipo de vantagens para as empresas, mas é inegável que pode ser um pouco intimidante, quer esteja a começar de forma remota, ou a fazer a transição para o remoto. Felizmente, trabalhamos remotamente há mais de 10 anos e temos 5 melhores práticas a seguir para gerir as suas equipas remotas de forma eficiente (ou melhor, ensinar às suas equipas remotas como se gerirem da melhor forma).

1. Deixe de lado tudo o que sabe sobre trabalhar presencialmente e esteja preparado para aprender enquanto avança

Mudar para o trabalho remoto requer um ajuste de mentalidade.

É importante abraçar a mudança e estar aberto a aprender novas formas de trabalhar. O trabalho remoto exige flexibilidade, adaptabilidade e melhoria contínua, portanto, esteja recetivo a evoluir ideias e melhores práticas.

2. Incentive os seus empregados a terem um espaço de trabalho dedicado

Durante o processo de contratação, deve discutir com os candidatos a importância de um espaço de trabalho dedicado. Agora, isto parece simples, e é simples, mas precisa de ter cuidado para não ultrapassar limites.

Uma das maiores vantagens para as empresas na abordagem de trabalho a partir de casa é que cada empregado pode, em teoria, trabalhar num ambiente que favoreça mais a produtividade. Não ser distraído por colegas mais ruidosos, simulações de incêndio ou conversas junto ao bebedouro. Podem otimizar a sua secretária e espaço de trabalho de acordo com as suas preferências exatas. E a palavra chave é “suas”.

Precisa de respeitar o espaço pessoal dos empregados fazendo desta uma conversa colaborativa em vez de tentar impor padrões arbitrários. Precisa de os educar sobre as melhores práticas e dar-lhes opções para facilitar isto, mas respeitar que é, no final de contas, o domínio deles.

Dica profissional: Pode criar um curso gamificado sobre as melhores práticas de trabalho a partir de casa. Este poderia apresentar vários cenários e demonstrar realmente por que são tão amplamente adotados, e que obstáculos e problemas superam.

3. Invista em software adequado para permitir trabalho ágil e colaboração

Deve-se investir em software apropriado e ferramentas digitais adequadas que suportem o trabalho ágil. Ao trabalhar remotamente, não é possível reservar rapidamente a sala de conferências ou dirigir-se ao escritório de um superior para obter o seu parecer, mas pode-se ter reuniões por vídeo com tantos colegas quantos os que caberiam num auditório, todos editar e colaborar em documentos e ativos gráficos ao vivo e simultaneamente, e é possível comunicarem-se uns com os outros através de serviços de mensagens instantâneas com uma rapidez só superada pela telepatia.

Com as ferramentas e sistemas digitais certos no lugar, trabalhar remotamente é efetivamente mais eficiente.

4. Utilize gamificação para criar cultura e comunidade no espaço virtual

Acredite ou não, as pessoas querem fazer mais no seu trabalho do que apenas marcar ponto, dedicar-se e desligar. O que acabei de descrever é o mínimo, mas é uma forma descartável de viver. Sim, salário e benefícios estão no topo da hierarquia de necessidades do empregado típico, mas não subestime o valor de uma cultura empresarial positiva.

Culturas de trabalho presenciais positivas são extremamente difíceis de replicar se depois se mudar para um modelo de trabalho remoto. Muita interação cara a cara e conversa fiada correspondente, um clube de corrida na hora de almoço, um quiz regular do , olimpíadas de escritório, e diversas outras atividades pós-laborais são incrivelmente fáceis de facilitar quando todos se congregam num edifício específico.

Ao mudar para o modelo de trabalho a partir de casa, a gamificação, a aplicação de elementos de jogo a atividades cotidianas para aumentar o envolvimento do utilizador, deve ser a estratégia digital de eleição para tentar replicar essa cultura.

No nível mais básico, coisas como ligas de desporto fantasia em torno do futebol, futebol americano e até mesmo os Jogos Olímpicos ou o Tour de France podem criar alguma diversão entre os colegas fãs de esportes, e até mesmo criar um clube de trabalho no Strava e definir desafios para os corredores e ciclistas do seu escritório.

Aplicar gamificação no nível profissional sendo inclusivo: Realisticamente, nem todos no seu escritório virtual vão ser fãs de desportos e atletas recreativos, e criar uma cultura de trabalho positiva, por mais distantes que todos possam estar, significa ser inclusivo e envolver a todos.

Usando plataformas de gamificação como Drimify, é possível facilmente criar quizzes e mini-jogos para distribuir às suas equipas para lhes dar oportunidades de ganhar prêmios, subir nas classificações, resolver salas de fuga virtuais e caças ao tesouro, e geralmente animar alguma conversa de escritório com interatividade e competição.

O desejo de jogar é universal, portanto, segue-se que a gamificação cuidadosa é a chave para cultivar uma cultura de trabalho remoto harmoniosa.

5. Introduza um ponto de encontro diário para promover a responsabilidade e a auto-gestão

Implemente pontos de encontro diários, seja através das suas soluções digitais, para que todos possam dizer, “Eis o que alcancei ontem, o que planeio fazer hoje e quais são os possíveis obstáculos.” Isso dá-lhe, enquanto líder ou proprietário do negócio, uma visão sobre o que as pessoas estão fazendo, e facilita a confiança e a autonomia (ou auto-gestão).

Também pode agendar encontros individuais regulares, ou mesmo reuniões de equipa regulares. Estes check-ins curtos e regulares permitem que os membros da equipa compartilhem progressos, preocupações, discutam desafios e alinhem ainda mais os seus esforços.

Se as suas pessoas se auto-gerirem e se dedicarem às suas cargas de trabalho, isso dá-lhe muito menos para fazer. A gestão deve ser apenas diretiva e corretiva. Tentar microgerir é improdutivo: desperdiça o seu tempo, frustra os funcionários e raramente leva a que as pessoas produzam o seu melhor trabalho.

Conclusão chave

Quer esteja a iniciar-se num modelo de empresa primordialmente remota, ou esteja a transitar para um padrão de trabalho 100% remoto, vai encontrar alguns desafios e terá de fazer alguns ajustes de mentalidade.

Culturalmente, a maior parte do que sabemos, ou pensamos saber sobre o que é o trabalho e como as empresas operam, baseia-se em partilhar o mesmo teto e tapete com um grupo de outros humanos. Embora trabalhar a partir de casa não seja uma abordagem totalmente nova, agora tornou-se o padrão amplamente adotado onde não é uma necessidade estar presente no local.

As 5 ações aqui listadas são fáceis de implementar e podem ser adaptadas a qualquer negócio ou função empresarial onde os funcionários não são obrigados a estar num local específico para desempenhar eficazmente o seu trabalho.