Como integrar colaboradores remotamente | Processo de integração em 6 etapas para contratações em teletrabalho

Está a usufruir das vantagens do trabalho remoto mas não tem a certeza sobre a melhor abordagem para integrar novos colaboradores? Não se preocupe, temos um processo de orientação de 6 etapas para ajudá-lo a acelerar a integração dos seus colaboradores remotos.

Todos estavam céticos em relação ao trabalho remoto até que se tornou uma necessidade e, agora, para muitas empresas, tornou-se normalidade. Elimina a necessidade de os colaboradores se deslocarem, permite que as empresas sejam mais ecológicas e eficientes, pois o desperdício e o custo associados a um espaço de escritório são eliminados, e aumenta o leque de talentos disponíveis para recrutamento.

No entanto, os processos de integração da maioria das empresas foram desenvolvidos quando se tinha pessoas no escritório. Poderia literalmente dizer “Olá” à nova pessoa e dar-lhe um colega para acompanhar durante o dia, fazê-los circular pelos vários departamentos e sentir-se seguro no conhecimento de que estavam “integrados”.

Se quer continuar a beneficiar das vantagens que muitas empresas desfrutam com a abordagem de trabalho a partir de casa, precisa de desenvolver um processo de integração robusto o suficiente para suportar isso. Aí é onde entra o nosso processo de orientação de 6 etapas.

1. Avalie e atenda às suas necessidades tecnológicas antes da sua data de início

Antes de os novos colaboradores começarem, certifique-se de que o seu setup de trabalho remoto está pronto para eles começarem a trabalhar de imediato. Envie-lhes o equipamento e software necessários e forneça apoio adequado caso encontrem problemas na configuração.

Se está a contratar especificamente para uma posição de trabalho a partir de casa, ou uma posição com a opção remota a ser acordada, fazer um teste à velocidade da sua internet deve fazer parte do processo de recrutamento.

2. Use videoconferência para uma reunião de arranque

O primeiro dia de qualquer novo colaborador deve começar com uma reunião virtual de arranque para os apresentar à equipa, à cultura da empresa e aos objetivos associados à sua nova função. Isto ajuda a fomentar um sentimento de pertença desde o início.

3. Utilize onboarding gamificado para ajudá-los a aprender sobre a empresa, a missão e o seu papel

A gamificação aplica mecânicas de jogos a tarefas do dia-a-dia para aumentar o envolvimento do utilizador. Como ferramenta para o onboarding remoto, onde os funcionários precisarão ser autônomos no seu aprendizado, os cursos gamificados são provavelmente a solução moderna mais adequada.

Pode facilmente personalizar cursos longos e com múltiplas etapas que os funcionários podem realizar para aprender sobre a história e a cultura da sua empresa, as várias políticas às quais terão de aderir, assim como módulos específicos para os seus papéis. Pode usar quizzes com conteúdo de vídeo intermédio para criar simulações para testar o que eles aprenderam, e como estão a aplicá-lo, dando-lhe uma confiança quantificável em quão preparados estão para trabalhar num projeto a sério, e interagir com clientes.

Dica profissional: Trabalhar de casa não é sempre fácil, por isso um curso gamificado, ou até mesmo um ou dois módulos como parte do seu onboarding gamificado mais amplo, poderiam focar-se em melhores práticas de trabalho remoto. Dicas simples, como dar um passeio a meio do dia, apanhar ar fresco antes e depois do trabalho, e como otimizar uma área de trabalho, poderiam ajudar imenso os novos funcionários a adaptarem-se, especialmente aqueles acostumados a trabalhar no local.

4. Faça com que eles preencham a documentação relevante

Só porque não estão no escritório ao lado, não significa que possa deixar de preencher os i’s e cruzar os t’s: ainda precisa de tratar de toda a documentação necessária para os novos funcionários para garantir que estão no código fiscal correto e que tem os seus detalhes bancários corretos para os integrar na folha de pagamento.

A beleza da era da internet é que agora tudo isso pode ser feito digitalmente. Sem impressões, sem correio, e sem esperar pelo correio. Contanto que tudo seja feito.

Dica profissional: Inclua links para estes como CTAs nos cursos de onboarding gamificado. Seria particularmente apropriado incluí-los quando estão a aprender sobre a estrutura de gestão, como funciona a folha de pagamento, ou como é uma semana na empresa.

Poderia até incluir um código nas páginas de envio dos formulários obrigatórios no seu site que desbloqueiam níveis subsequentes da experiência. Isso é realmente gamificar todo o processo de onboarding, e criar incentivos extras para garantir que tudo o que deve ser concluído seja concluído.

5. Integre os seus novos colaboradores em atividades de construção de equipe o quanto antes

Integre os novos funcionários em atividades de construção de equipe cedo para ajudá-los a construir relações sólidas com outros membros da equipe. Considere quebra-gelos virtuais, projetos colaborativos ou desafios de equipe para fomentar a camaradagem e cooperação.

Dica profissional: Quando trabalha remotamente, não está limitado por códigos postais ou mesmo fusos horários, então as suas pessoas podem estar espalhadas por todo o lado, tornando a construção de equipe mais desafiadora.

É aqui que a gamificação regular pode ser muito útil. Como as experiências gamificadas modernas podem ser compartilhadas por um link direto, poderia procurar realizar quizzes mensais, ou até quinzenais ou horas de jogos onde as pessoas podem relaxar, competir e interagir num ambiente digital um pouco menos formal.

Estes jogos e quizzes podem ser personalizados para focar em coisas como resolução de problemas, criatividade, ou em tópicos específicos que, embora não focados diretamente no trabalho, podem visar habilidades e aptidões que poderiam melhorar o desempenho dos funcionários.

6. Acompanhamentos constantes além da sua avaliação de desempenho do primeiro trimestre

Esta é óbvia. Deveria estar a fazer acompanhamentos regulares com os seus colaboradores mesmo que estes não estejam presencialmente ou no escritório, mas quando o trabalho é remoto, é duplamente importante agendar acompanhamentos regulares para ver como está a correr. A função é como esperavam? Estão a adaptar-se bem? Se nunca encontraram esta modalidade antes, como estão a achar o trabalho a partir de casa? Sentem que precisariam de mais apoio?

Estes acompanhamentos ou avaliações de desempenho devem ser registados e compilados, pois, afinal, a revolução do trabalho a partir de casa e as suas melhores práticas ainda estão a evoluir, e são detalhadas de forma diferente entre os setores, então você aprenderá mais e será capaz de informar a sua estratégia em evolução.

Conclusão chave

Gerir um negócio remotamente vem com muitos benefícios, mas também apresenta desafios reais, sendo um dos maiores o onboarding. Fazer com que um empregado treinado desempenhe o seu trabalho a partir de casa não é excessivamente difícil – ele já está treinado, então só precisa de facilitar a transição, mas pegar em alguém completamente novo e mostrar-lhe como fazer um novo trabalho pode ser compreensivelmente assustador para todas as partes envolvidas.

No entanto, com o nosso guia de 6 etapas, você tem o passo a passo de como fazer o onboarding remoto funcionar, não importa a sua indústria.