Come creare eventi indimenticabili per la tua azienda | La formula in 6 passi per offrire esperienze di eventi impattanti

Stai vivendo l’ansia costante di avere un imminente evento aziendale senza avere alcuna idea su come renderlo impattante? Ti invitiamo a scacciare questo sentimento nel dimenticatoio utilizzando la nostra formula in 6 passaggi per creare esperienze indimenticabili.

Vedi, che si tratti di lanciare un prodotto o di celebrare una pietra miliare, devi davvero trovare il modo di giustificare il tempo che le persone dedicano. Consegnare un flop, e le persone non solo eviteranno i tuoi eventi futuri, ma ne parleranno, e questo si rifletterà negativamente su qualunque cosa l’evento volesse promuovere.

Sia che tu stia vendendo un servizio o dei prodotti, il più grande errore che un brand può commettere nel suo evento è essere noioso. Qual è stato il senso di fare tutto quel duro lavoro se la tua celebrazione di tutto quel duro lavoro lo rende nullo e non valido?

1. Conosci davvero lo scopo del tuo evento

Questo potrebbe sembrare troppo ovvio per essere persino scritto, ma in realtà viene spesso trascurato.

Prima di iniziare a pianificare, devi definire chiaramente lo scopo del tuo evento. Stai lanciando un nuovo prodotto? Sì? Ok, in che modo questo particolare evento supporta il tuo prodotto? Se il tuo evento non avvenisse, cosa non realizzeresti? Ti serve un “Perché?” solido che regga al vaglio.

Alla fine, la vera sostanza si riduce a conoscere il tuo pubblico. Devi avere un profilo del pubblico, forse addirittura più profili, e poi puoi prevedere un campione di partecipanti target per guidare la tua pianificazione. Devi considerare cosa vuoi che portino via dall’esperienza, e assicurarti di creare le condizioni perché ciò avvenga.

Ad esempio, se sei un marchio di alta moda e stai invitando un gruppo di influencer a un evento esclusivo, e vuoi che tutti facciano post su una nuova linea emozionante, devi assicurarti che le condizioni di illuminazione e palcoscenico siano ottimali per il loro lavoro. Ci sono punti focali interessanti per loro per creare contenuti degni e mettere in mostra il tuo prodotto?

Se stai organizzando un evento di reclutamento, l’infrastruttura e il flusso dello spazio sono ottimizzati per permettere ai partecipanti di muoversi tra i diversi stand. Ci sono strutture e risorse adatte per permettere alle persone della tua azienda di avere conversazioni significative con gli ospiti e identificare candidati forti?

Consiglio pro: Non lasciare nulla al caso. Una volta che sai cosa vuoi dalla tua azienda dall’evento, e cosa vuoi che i tuoi ospiti portino via da esso, puoi praticamente ingegnerizzare al contrario l’esperienza che devi creare. Dovresti anche definire gli indicatori chiave di performance (KPI) in questo momento in modo da poter determinare se il tuo evento è stato un successo alla fine.

2. Crea una storia e un’esperienza intorno al tuo evento

Le storie affascinano le persone sin da quando venivano rappresentate attraverso pitture rupestri. I metodi di trasmissione possono essere diventati più sofisticati, ma, in fondo, le persone non riescono ancora a resistere a un racconto ben narrato.

Rendendo i tuoi partecipanti gli eroi dell’evento, puoi offrire loro un’esperienza indimenticabile che vorranno condividere.

Consiglio pro: Il modo in cui dai ai tuoi ospiti un ruolo attivo nella narrazione del tuo evento è attraverso la gamification – applicando meccaniche di gioco a compiti e obiettivi per migliorare il coinvolgimento degli utenti.

Ad esempio, creando un Percorso Dinamico™ sulla piattaforma di gamification Drimify, puoi creare un’esperienza giocabile su più livelli, e fare in modo che ogni livello del gioco sia sbloccato tramite password distribuite nel tuo spazio eventi. Questo può includere il chiedere ai giocatori di risolvere enigmi che li incoraggeranno a muoversi verso diversi stand o attrazioni del tuo evento e interagire con essi per avanzare.

3. Un’esperienza eventuale è un prodotto, quindi testa l’UX di quel prodotto

Tratta la tua esperienza eventuale come un prodotto e, come per ogni prodotto, è necessario fornire un’eccellente esperienza utente (UX) per essere efficaci.

Testa ogni aspetto: registrazione, navigazione, sessioni, interazioni, ecc. Questo è il momento per eliminare i problemi, apportare modifiche, aggiunte, ecc.

Se stai utilizzando la gamification nel tuo evento, assicurati di testare tutto ciò che crei (o viene creato per te). Testalo sui terminali e sugli schermi che verranno utilizzati se applicabile, o testalo su una gamma di dispositivi mobili se i partecipanti useranno i loro telefoni per accedere ai giochi tramite codici QR.

4. Utilizza la gamification per indirizzare in modo significativo il traffico evento verso la tua location desiderata

Indipendentemente dal fatto che il tuo principale canale di vendita dei prodotti e servizi sia su un sito web, in un negozio fisico, o anche se si tratta di un festival del cibo e il tuo ristorante ha uno stand, la gamification è un ottimo modo per reindirizzare temporaneamente il pubblico dell’evento verso il tuo normale luogo di affari.

Utilizzare una meccanica altamente visiva di giochi a vincita istantanea come un gira la ruota può essere un’ottima strategia per creare eccitazione e distribuire codici promozionali e premi che possono poi essere riscattati o ritirati tramite il canale di tua scelta.

5. Chiedere feedback ai partecipanti

Organizzare eventi non è semplice. Inevitabilmente, imparerai cose da un evento all’altro che ti aiuteranno a perfezionare il tuo approccio nel tempo. Indipendentemente dallo scopo del tuo evento, è importante riportare quest’aspetto all’elemento più importante: i tuoi ospiti.

Dopo l’evento, chiedi ai tuoi partecipanti come lo hanno trovato. Hai raggiunto i tuoi obiettivi? Gli outcome desiderati sono stati conseguiti? Tutti si sono divertiti? Hanno notato aree che potrebbero essere migliorate?

Consiglio: Quando hai un taglio di capelli terribile e il parrucchiere ti chiede come va, dici quasi sempre: “Sì, fantastico, lo adoro”. Quando mangi un pasto non buono e il cameriere molto cordiale chiede come va tutto, dici quasi sempre: “Sì, tutto ottimo”. È probabile che anche i tuoi ospiti siano troppo educati per fornire un feedback utile faccia a faccia.

Puoi facilmente personalizzare i Sondaggi su piattaforme di gamification moderne come Drimify per porre qualsiasi domanda con qualsiasi formato di risposta che meglio si adatti alle esigenze della tua organizzazione, sia esso aperto a suggerimenti, o valutazioni o valori che ritieni più funzionali.

Anche quando testi un evento, o pensi di aver previsto ogni eventualità, non c’è sostituto per come un vero ospite o cliente, arrivando al tuo evento per la prima volta senza preavvisi, lo troverà e lo vivrà. Per questo motivo, offrire loro l’opportunità di fornire feedback in modo anonimo può aiutarti a viaggiare nel tempo per diventare un organizzatore di eventi molto migliore.

6. Calcola il ROI e utilizza tutto ciò che hai imparato per rendere il tuo prossimo evento ancora migliore

Alla fine del tuo evento, devi misurare il ritorno sull’investimento (ROI) che ha generato analizzando l’impatto che ha avuto sui tuoi obiettivi.

A seconda della natura del tuo evento, questo potrebbe essere stato un picco iniziale nelle vendite, un numero di codici promozionali utilizzati, o un numero di posizioni vacanti riempite, o anche relativo a metriche dei social media nel corso di un periodo di tempo. Qualsiasi KPI tu abbia definito nella fase 1 influirà enormemente su come calcoli il ROI dell’evento, così come il feedback del pubblico nella fase 4, a seconda di quanto quantitativi sono i risultati del tuo Sondaggio.

Consiglio pro: Le esperienze di evento gamificate forniscono più statistiche. Ogni interazione in un gioco creato produce dati, dandoti misure concrete di impegno da analizzare e da cui imparare.

Riepilogo

Il successo di un evento aziendale è notevolmente amplificato quando un racconto coinvolgente è integrato senza soluzione di continuità con strategie digitali come la gamification, elevando l’esperienza degli ospiti dandogli autonomia e trasformandoli in personaggi partecipanti, piuttosto che semplici spettatori passivi.

Gli organizzatori di eventi possono trasformare un raduno ordinario in un’esperienza straordinaria e coinvolgente. Questa potente combinazione non solo impegna profondamente i partecipanti, ma può anche essere utilizzata per generare preziose intuizioni e feedback, garantendo che ciascun evento non sia solo memorabile, ma anche uno strumento strategico per raggiungere obiettivi aziendali.