Cómo crear eventos inolvidables para tu empresa | La fórmula de 6 pasos que puedes usar para ofrecer experiencias de eventos impactantes

¿Sufres la ansiedad constante de tener un evento empresarial inminente que planificar sin tener idea de cómo hacerlo impactante? Te invitamos a desterrar ese sentimiento al olvido utilizando nuestra fórmula de 6 pasos para crear experiencias inolvidables.

Verás, ya sea lanzando un producto, o celebrando un hito, realmente necesitas encontrar una manera de justificar el tiempo que la gente invierte. Si el evento es un fracaso, la gente no solo dejará de asistir a eventos futuros, sino que hablarán, y esto se reflejará negativamente en lo que el evento pretendía servir.

Ya sea que estés vendiendo un servicio o productos, el mayor error que una marca puede cometer en su evento es ser aburrido. ¿De qué sirvió trabajar tanto si lo que debía ser tu celebración de todo ese trabajo duro lo anula completamente?

1. Conoce realmente cuál es el objetivo de tu evento

Esto puede sonar demasiado obvio para siquiera escribirlo, pero en realidad, a menudo se pasa por alto.

Antes de empezar a planificar, necesitas definir claramente el propósito de tu evento. ¿Vas a lanzar un nuevo producto? ¿Sí? Ok, ¿cómo este evento en particular apoya a tu producto? Si tu evento no se realizara, ¿qué no lograrías? Necesitas un “Por qué” sólido que resista el escrutinio.

Finalmente, el verdadero meollo del asunto se reduce a conocer a tu audiencia. Necesitas tener un perfil de audiencia, probablemente incluso varios perfiles, y luego puedes visualizar una muestra de asistentes objetivos para ayudar a guiar tu planificación. Necesitas considerar qué quieres que se lleven de la experiencia y asegurarte de que estás creando las condiciones para que eso suceda.

Por ejemplo, si eres una marca de alta costura y estás invitando a un montón de influencers a un evento exclusivo, y quieres que todos hagan publicaciones sobre una emocionante nueva línea, necesitas asegurarte de que las condiciones de iluminación y escenografía sean óptimas para que ellos trabajen. ¿Hay puntos de interés para que creen contenido valioso alrededor y promocionen tu producto?

Si estás organizando un evento de reclutamiento, ¿es la infraestructura y el flujo del espacio óptimos para permitir que los asistentes se muevan por los diferentes stands? ¿Hay instalaciones y recursos adecuados para permitir que la gente de tu empresa tenga conversaciones significativas con los invitados e identificar candidatos fuertes?

Consejo profesional: No dejes ningún detalle al azar. Una vez que sabes lo que como empresa quieres obtener del evento, y lo que quieres que tus invitados se lleven de él, puedes básicamente ingeniar la experiencia que necesitas crear. También deberías definir los indicadores clave de rendimiento (KPIs) en este punto para poder determinar si tu evento ha sido un éxito al final.

2. Crea una historia y una experiencia alrededor de tu evento

Las historias han permanecido con las personas desde que se comunicaban a través de pinturas rupestres. Los métodos de entrega pueden haberse vuelto más sofisticados, pero fundamentalmente, los seres humanos todavía no pueden resistirse a un buen relato.

Al convertir a tus asistentes en los héroes del evento, puedes ofrecerles una experiencia memorable que querrán compartir.

Consejo profesional: La forma de dar a tus invitados un papel activo en la narrativa de tu evento es a través de la gamificación – aplicando mecánicas de juego a tareas y objetivos para mejorar la participación del usuario.

Por ejemplo, al crear un Recorrido Dinámico™ en la plataforma de gamificación de Drimify, puedes crear una experiencia jugable de varios niveles, y tener cada nivel del juego desbloqueado mediante contraseñas repartidas por tu espacio de evento. Esto podría involucrar pedir a los jugadores resolver acertijos que los animarán a moverse hacia diferentes stands o atracciones en tu evento e interactuar con ellos para avanzar.

3. La experiencia de un evento es un producto, así que prueba la UX de ese producto

Trata la experiencia de tu evento como un producto, y como cualquier producto, necesita brindar una excelente experiencia de usuario (UX) para ser efectivo.

Prueba cada aspecto: registro, navegación, sesiones, interacciones, etc. Aquí es donde puedes pulir los detalles: eliminar los puntos de fricción, hacer ediciones, añadir elementos, etc.

Si estás utilizando la gamificación en tu evento, asegúrate de probar todo lo que crees (o se cree para ti). Pruébalo en las terminales y pantallas donde se usará si es aplicable, o pruébalo en una variedad de dispositivos móviles si los participantes van a usar sus teléfonos y acceder a los juegos mediante códigos QR.

4. Utiliza la gamificación para redirigir de manera significativa el tráfico del evento a tu ubicación deseada

Ya sea que tu principal canal para vender tus productos y servicios sea en una página web, en una tienda física o incluso si se trata de un festival de comida y tu restaurante tiene un puesto, la gamificación es una excelente manera de redirigir al público temporal del evento a tu lugar de negocio habitual.

Utilizar una mecánica de premio instantáneo altamente visual como una rueda de la suerte puede ser una gran manera de crear emoción y distribuir códigos promocionales y premios que luego pueden ser canjeados o recogidos a través del canal de tu elección.

5. Solicita opiniones de los asistentes

Organizar eventos no es fácil. Inevitablemente, aprenderás lecciones de un evento a otro que te ayudarán a perfeccionar tu enfoque con el tiempo. Independientemente del objetivo de tu evento, es importante traer este aspecto de vuelta al elemento más importante: tus invitados.

Después del evento, pregunta a tus asistentes qué les pareció. ¿Lograste tus objetivos? ¿Se cumplieron los resultados esperados? ¿Todos pasaron un buen rato? ¿Identificaron algún área de mejora?

Consejo profesional: Cuando te hacen un corte de pelo terrible y el peluquero te pregunta qué tal está, casi siempre dices: “Sí, genial, me encanta”. Cuando comes una mala comida y el camarero, realmente amable, pregunta cómo está todo, casi siempre dices: “Sí, todo estuvo genial”. Probablemente, tus invitados también sean demasiado educados como para ofrecerte un feedback útil cara a cara.

Puedes personalizar Encuestas en plataformas modernas de gamificación como Drimify para preguntar lo que sea necesario con el formato de respuesta que mejor se ajuste a las necesidades organizativas, ya sea abierta para sugerencias, o valoraciones o escalas que consideres más adecuadas.

Incluso cuando pruebas un evento, o crees que has pensado en todas las eventualidades, no hay sustituto para cómo un invitado real o participante, que llega por primera vez a tu evento sin conocerlo, lo encontrará y experimentará. Por esta razón, ofrecerles la oportunidad de proporcionar feedback anónimo te puede ayudar a retroceder en el tiempo para llegar a ser un organizador de eventos mucho más competente.

6. Calcula el ROI y utiliza todo lo que has aprendido para hacer tu próximo evento aún mejor

Cuando tu evento haya terminado, necesitas medir el retorno de inversión (ROI) que ha proporcionado analizando el impacto que tuvo en tus objetivos.

Dependiendo de la naturaleza de tu evento, esto podría haber sido un aumento inicial en ventas, un número de códigos promocionales utilizados, o un número de vacantes cubiertas, o incluso podría relacionarse con métricas de redes sociales a lo largo de un periodo de tiempo. Sea cuales sean los KPIs que definiste en la etapa 1 jugarán un papel crucial en cómo calculas el ROI del evento, así como el feedback de la audiencia en la etapa 4 dependiendo de cuánto cuantitativos sean tus resultados de la Encuesta.

Consejo profesional: Las experiencias de eventos gamificados proporcionan más estadísticas. Cada interacción en un juego creado produce datos, dándote medidas concretas de participación para analizar y aprender de ellas.

Puntos clave

El éxito de un evento empresarial se amplifica enormemente cuando una narrativa atractiva se integra sin problemas con estrategias digitales como la gamificación, elevando la experiencia del invitado al darles protagonismo y convirtiéndolos en personajes participativos, en lugar de meros espectadores pasivos.

Los organizadores de eventos pueden transformar una reunión ordinaria en una experiencia extraordinaria e inmersiva. Esta potente combinación no solo involucra profundamente a los participantes, sino que también puede usarse para generar insights y feedback valiosos, asegurando que cada evento no solo sea memorable, sino también una herramienta estratégica para alcanzar objetivos empresariales.