Comment faciliter l'intégration de nouveaux collaborateurs à distance | Guide pratique en 6 étapes pour l'onboarding en télétravail

Vous profitez des avantages du télétravail, mais vous ne savez pas comment intégrer efficacement de nouveaux collaborateurs ? Pas d’inquiétude, nous avons un processus d’intégration en 6 étapes pour vous aider à mettre rapidement vos nouvelles recrues en distanciel à niveau.

Beaucoup de monde était sceptique à l’égard du travail à distance jusqu’à ce qu’il passe d’une nouveauté à une nécessité, et pour de nombreuses entreprises, c’est même maintenant devenu la norme. Cela supprime le besoin de se déplacer avec les trajets domicile-travail pour les employés, permet aux entreprises d’être plus écologiques et plus efficaces en éliminant les déchets et les coûts associés à un espace de bureau, et élargit d’autant le vivier de talents dans lequel vous pouvez puiser lors de vos campagnes de recrutement.

Cependant, les processus d’intégration de la plupart des entreprises ont été développés en pensant à des employés de bureau. On pouvait littéralement saluer la nouvelle recrue, lui attribuer un collègue à observer en situation ,lui faire faire le tour des différents services et avoir la certitude qu’elle était plus rapidement intégrée.

Or, pour continuer à profiter des avantages du télétravail, vous avez besoin d’un processus d’intégration solide et conçu spécifiquement pour ce mode de fonctionnement. C’est là qu’intervient notre processus d’intégration en 6 étapes.

1. Évaluer et répondre aux besoins technologiques avant la prise de fonction

Avant la prise de fonction des nouveaux collaborateurs, assurez-vous que leur installation est prête pour qu’ils puissent être opérationnels dès le départ Envoyez-leur le matériel et les logiciels informatiques nécessaires, et prévoyez une assistance appropriée en cas de problèmes d’installation.

Si vous recrutez spécifiquement pour un poste en télétravail, ou un poste avec une option de télétravail à convenir, intégrez obligatoirement un test de leur débit pour évaluer la vitesse de leur connexion interne au processus de recrutement.

2. Utiliser la vidéoconférence pour une réunion de lancement

Le premier jour de tout nouvel employé devrait commencer par une réunion de lancement et de bienvenue virtuelle pour le présenter à l’équipe, à la culture d’entreprise et aux objectifs associés à son nouveau poste. Cela permet de favoriser un sentiment d’appartenance dès son arrivée.

3. Utiliser un système d’accueil gamifié pour les aider à découvrir l’entreprise, sa mission et leurs rôle

La gamification applique des mécaniques et éléments de jeu à des tâches quotidiennes afin d’accroître l’engagement des utilisateurs. En tant qu’outil d’onboarding à distance où les employés doivent être autonomes dans leur apprentissage, les parcours de formation gamifiés sont probablement la solution moderne la plus adaptée.

Vous pouvez facilement créer et personnaliser des parcours de formation sur mesure, en plusieurs étapes, que les collaborateurs pourront suivre pour découvrir l’histoire et la culture de votre entreprise, les différentes politiques qu’ils devront respecter, ainsi que des modules spécifiques à leurs fonctions.

Vous pouvez utiliser des quiz avec du contenu vidéo intermédiaire pour simuler des situations et tester leurs acquis au moyen de simulations, ce qui vous donne une assurance quantifiable sur leur niveau de préparation pour travailler sur un projet réel et interagir avec les clients.

Le conseil d’expert !

• Travailler à domicile n’est pas toujours facile. Un parcours de formation gamifié, ou même 1 module ou 2 dans le cadre de votre programme d’intégration plus global, pourrait porter sur les bonnes pratiques du travail à distance.
• Des conseils simples tels que faire une petite marche au milieu de la journée, prendre l’air avant et après le travail, et optimiser son bureau pourraient être très utiles pour aider les nouveaux employés à s’installer, en particulier ceux habitués à travailler sur site.

4. Get them to fill in relevant paperwork

Même s’ils ne sont pas physiquement présents dans le bureau d’à côté, cela ne signifie pas que vous pouvez faire l’impasse sur les formalités administratives. Vous devez toujours collecter tous les documents indispensables des nouveaux collaborateurs pour vous assurer qu’ils ont le bon numéro fiscal et obtenir leurs coordonnées bancaires afin de les intégrer à la paie par exemple.

Heureusement, à l’ère d’internet, tout cela peut désormais se faire en ligne. Pas d’impression, pas d’envoi postal, et pas d’attente du courrier. L’essentiel est que toutes les formalités soient accomplies.

Le conseil d’expert !

• Intégrez des liens vers ces ressources (manuel de l’entreprise, explication de la fiche de paie, etc.) sous forme de boutons d’appels à l’action (CTA) dans vos parcours de formation gamifiés. Ces éléments sont particulièrement utiles lorsque les nouveaux collaborateurs se familiarisent avec la structure de management, la gestion de la paie ou une semaine type au sein de l’entreprise.

Vous pouvez aller plus loin dans la gamification du processus d’intégration en incluant un code sur les pages de soumission des formulaires obligatoires de votre site web. Ce code pourrait débloquer les niveaux suivants de l’expérience d’intégration. Cela crée une motivation supplémentaire pour s’assurer que toutes les formalités indispensables soient accomplies.

5. Intégrer les nouvelles recrues au team building dès que possible

Intégrez dès leur arrivée les nouveaux collaborateurs dans des activités de team building pour les aider à nouer des liens solides avec les autres membres de l’équipe. Envisagez des événements virtuels, des projets collaboratifs ou des défis d’équipe pour favoriser la camaraderie et la coopération.

Le conseil d’expert !

• En télétravail, vous n’êtes pas limité par la géographie ni même par les fuseaux horaires. Vos collaborateurs peuvent donc être dispersés aux quatre coins du monde, ce qui rend le team building un peu plus difficile.
• C’est là que la gamification régulière peut jouer un rôle important. Les expériences gamifiées modernes pouvant être partagées via un simple lien, vous pourriez envisager d’organiser des quiz ou des soirées jeux mensuels, bi-mensuels… Cela permettrait à chacun de se détendre, de se challenger et d’interagir dans un cadre digital plus informel.

Ces jeux et quiz pourraient être personnalisés pour se concentrer sur la résolution de problèmes, la créativité ou des thématiques spécifiques qui, tout en n’étant pas directement axés sur le travail, permettraient de développer des compétences et des aptitudes susceptibles d’améliorer la performance des employés par exemple.

6. Des entretiens réguliers jusqu’à l’évaluation des performances du premier trimestre

Tout comme avec des employés en présentiel, des points d’étape réguliers sont importants. Toutefois, dans le cadre du télétravail, la planification d’entretiens de suivi réguliers est doublement importante. Intéressez-vous à leur ressenti, à leur perception du poste par rapport à leurs attentes et à leur adaptation au travail à distance. Ont-ils besoin d’un accompagnement supplémentaire ?

Ces entretiens ou évaluations de performances doivent être enregistrés et archivés. Les pratiques de télétravail étant encore en pleine évolution dans différents secteurs, vos enseignements peuvent vous aider à définir votre future stratégie d’intégration à distance pour de potentielles améliorations.

À retenir

Gérer une entreprise et diriger des équipes à distance présente de nombreux avantages, mais offre également certains défis comme l’intégration de nouveaux employés qui peut s’avérer être un véritable challenge. Si la transition vers le télétravail pour un employé formé est simple, la formation complète de nouveaux collaborateurs à distance et lui apprendre à effectuer un nouveau travail peut être, à juste titre, décourageant pour toutes les parties.

Cependant, ce guide en 6 étapes vous explique précisément comment mettre en place un processus d’intégration efficace pour votre entreprise, quel que soit votre secteur d’activité.