Comment créer des événements inoubliables pour votre entreprise | La formule en 6 étapes pour offrir une meilleure expérience événementielle

Vous êtes stressé(e) à l’idée d’organiser un événement d’entreprise important ? Vous ne savez pas comment le rendre marquant ? On est là pour vous ! Notre formule en 6 étapes vous permettra de créer des expériences mémorables et de balayer cette angoisse pré-événement.

Qu’il s’agisse d’un lancement de produit ou de célébrer une date clé pour votre organisation, votre événement doit valoir le coup d’être vécu. Un événement ennuyeux ne nuira pas seulement aux futures participations, mais il ternira également l’image de votre marque.

Évitez la monotonie à tout prix, un événement de marque ennuyeux remet en cause tous vos efforts. Quel était l’intérêt de faire tout ça si ce qui était censé être la célébration de votre travail le rend caduc ?

1. Connaissez le véritable objectif de votre événement

Cela peut sembler évident à dire, mais c’est en fait souvent négligé.

Avant de vous lancer dans la planification, définissez clairement l’objectif de votre événement. Vous lancez un nouveau produit ? Oui. D’accord, comment cet événement particulier soutient-il votre produit ? Que ne seriez-vous pas en mesure de réaliser sans cet événement ? Votre “Pourquoi ?” doit être irréprochable.

Ensuite, apprenez à connaître votre public. Créez des profils d’audience détaillés pour guider votre planification. Identifiez ce que vous voulez que les participants retirent de l’expérience et assurez-vous que votre événement le leur apporte.

Vous êtes par exemple une marque de produits de luxe et vous invitez des influenceurs à un événement exclusif pour promouvoir une nouvelle collection. L’éclairage et la mise en scène de vos produits doivent être irréprochables pour qu’ils puissent créer du contenu de qualité, réaliser des photos et vidéos dignes d’être poster sur leurs réseaux sociaux.

Autre exemple : si vous organisez un salon de recrutement, créez un espace fluide et optimisé pour que les participants puissent circuler aisément entre les stands. Devez-vous prévoir des espaces et outils adaptés pour que les représentants de votre entreprise puissent avoir des conversations constructives avec les candidats potentiels et identifier les meilleurs talents ?

Le conseil d’expert !

• Ne négligez rien. Une fois vos objectifs et les retombées attendues pour vos invités clairement définis, vous pouvez en quelque sorte “déconstruire” l’expérience que vous devez créer. C’est également à ce stade que vous devez définir des indicateurs clés de performance (KPI) pour pouvoir à la fin mesurer le succès de votre événement.

2. Créez une histoire et une expérience autour de votre événement

Depuis la nuit des temps, les récits fascinent l’humanité. Des peintures rupestres aux séries actuelles, nos modes de communication ont peut-être changé mais le pouvoir de la narration est intemporel et continue de captiver les Hommes.

Alors faites de vos participants les héros de votre événement et placez-les au cœur de l’action ! Offrez-leur une expérience inoubliable qu’ils auront envie de raconter à tout le monde.

Le conseil d’expert !

• Vous souhaitez que vos invités participent activement au fil conducteur de votre événement ? La gamification applique des mécaniques de jeu (points, niveaux, badges) pour dynamiser les tâches et objectifs, et booster l’engagement.

Comment Drimify vous aide : créez par exemple une expérience de jeu à plusieurs niveaux avec le Parcours Dynamique™. Disséminez des mots de passe dans tout votre espace événementiel, chacun déverrouillant un nouveau niveau du jeu. Intégrez des énigmes qui encouragent les joueurs à explorer les différents stands et attractions, et à interagir avec eux pour progresser.

3. Une expérience événementielle est un produit, alors testez l’UX de ce produit

Votre événement, c’est votre produit. Et pour être couronné de succès, il doit offrir une expérience utilisateur (UX) irréprochable, comme tout bon produit.

Il est important de tout passer au crible : inscription, navigation, sessions, interactions… C’est l’occasion de gommer les imperfections : supprimez les points de friction, apportez des modifications et ajoutez tout ce qui manque.

Si vous utilisez la gamification dans votre événement, assurez-vous de tester tout ce que vous avez créé (ou fait créer) sur les supports utilisés : terminaux physiques, écrans ou mobiles si les participants jouent sur leur téléphone avec des QR codes.

4. Utilisez la gamification pour diriger le trafic des événements vers l’emplacement souhaité

La gamification est un excellent moyen de rediriger le public temporaire d’un événement vers votre lieu d’activité habituel. Que votre principal canal de vente pour vos produits et services soit un site web, un magasin physique ou même un stand dans un salon ou festival.

Optez pour une mécanique de jeu de type instant gagnant comme la roue de la fortune (visuelle, simple et ludique) pour créer de l’excitation et distribuer des codes promotionnels ou des lots qui peuvent ensuite être échangés ou collectés via le canal de votre choix.

5. Sollicitez les commentaires des participants

Organiser des événements, ce n’est pas une mince affaire. Mais chaque événement est également une source d’enseignement, alors tirez parti de chaque expérience pour améliorer la suivante. Quel que soit l’objectif de votre événement, n’oubliez jamais le facteur clé de votre réussite : vos invités.

Après l’événement, sollicitez l’avis de vos participants. Demandez-leur ce qu’ils ont pensé de l’événement, si vos objectifs ont été atteints et s’ils ont bien saisi les messages que vous vouliez faire passer. Se sont-ils amusés ? Ont-ils des suggestions d’amélioration ?

Le conseil d’expert !

• Tout comme vous ne diriez pas à votre coiffeur que votre coupe est horrible ou au serveur que votre plat est immangeable, vos invités hésiteront peut-être par politesse à vous dire en face ce qu’ils n’ont pas aimé.
• Les sondages personnalisables sur Drimify sont là pour vous aider. Créez des sondages sur-mesure avec les bonnes questions et les formats de réponse adaptés (ouvertes, notation, etc.) pour obtenir des retours constructifs et exploitables.

Les tests sont importants, mais rien ne remplace un vrai public. Les participants qui viennent pour la première fois découvrent votre événement sans apriori, et leur avis est donc précieux. Proposez des sondages anonymes pour recueillir des retours honnêtes. Ces commentaires vous permettront de “voyager dans le temps” et de devenir un meilleur organisateur d’événements.

6. Calculez le ROI et utilisez tout ce que vous avez appris pour améliorer votre prochain événement

L’événement est terminé, et maintenant ? C’est le moment d’évaluer son retour sur investissement (ROI) en analysant son impact sur vos objectifs.

Les indicateurs de réussite varient selon la nature de votre événement. On peut regarder la hausse initiale des ventes, le nombre de codes promo utilisés, les postes  vacants pourvus ou même l’évolution de votre visibilité sur les réseaux sociaux sur une période donnée.

Pour calculer le ROI de l’événement, vous vous baserez sur les KPI définis à l’étape 1, mais aussi sur les retours du public de l’étape 4, surtout si votre sondage a fourni des données quantitatives exploitables.

Le conseil d’expert !

• Les expériences événementielles gamifiées permettent d’obtenir davantage de statistiques. Chaque interaction de l’utilisateur dans le jeu produit des données, ce qui vous donne des mesures d’engagement concrètes à analyser et dont vous pouvez tirer des enseignements.

À retenir

Le secret d’un événement d’entreprise vraiment réussi ? Allier storytelling captivant et stratégies digitales comme la gamification. Impliquez activement vos invités, cassez la passivité et invitez-les au cœur d’une expérience premium.

Les organisateurs d’événements peuvent transformer un rassemblement ordinaire en une expérience extraordinaire et interactive. Ce combo gagnant permet non seulement de maintenir l’engagement des participants, mais il permet également de générer des retours d’expériences et des données précieuses. Le résultat ? Des événements à la fois mémorables et stratégiquement orientés vers la réalisation de vos objectifs commerciaux.