Cómo incorporar a empleados de forma remota | Proceso de orientación de 6 pasos para la incorporación de contrataciones en teletrabajo

¿Estás disfrutando de los beneficios del trabajo remoto pero no estás seguro sobre el mejor enfoque para integrar a nuevos empleados? No te preocupes, tenemos un proceso de orientación de 6 pasos para ayudarte a incorporar rápidamente a tus contrataciones remotas.

Todo el mundo era escéptico sobre el trabajo remoto hasta que se convirtió en una necesidad y ahora, para muchas empresas, se ha convertido en la normalidad. Elimina la necesidad de que los empleados se desplacen, permite que las empresas sean más ecológicas y eficientes ya que se elimina el desperdicio y el costo asociado con un espacio de oficina, y hace que el grupo de talentos del que pescas con las campañas de reclutamiento sea mucho mayor.

Sin embargo, los procesos de integración para la mayoría de las empresas se desarrollaron cuando tenías personas en la oficina. Literalmente podrías decir “Hola” al nuevo y darle un compañero para que lo siga durante el día, hacer que se mueva por varios departamentos y sentirte seguro de que están “bien integrados”.

En definitiva, si quieres seguir beneficiándote de las ventajas que muchas empresas disfrutan con el enfoque de trabajo desde casa, necesitas desarrollar un proceso de integración lo suficientemente robusto para respaldarlo. Ahí es donde entra nuestro proceso de orientación de 6 pasos.

1. Evalúa y aborda sus necesidades tecnológicas antes de su fecha de inicio

Antes de que los nuevos empleados comiencen, asegúrate de que su configuración de trabajo remoto esté lista para que puedan comenzar con buen pie. Envíales el equipo y el software necesarios, y proporciona el soporte adecuado en caso de que encuentren algún problema durante la configuración.

Si estás contratando específicamente para una posición de trabajo desde casa, o una posición con una opción remota a convenir, hacer una prueba de velocidad de su internet debería ser parte del proceso de selección.

2. Utiliza videoconferencias para una reunión de lanzamiento

El primer día de cualquier nuevo empleado debería comenzar con una reunión virtual de lanzamiento para presentarles al equipo, la cultura de la empresa y los objetivos asociados con su nuevo rol. Esto ayuda a fomentar un sentido de pertenencia desde el principio.

3. Implementa la gamificación en la incorporación para enseñarles la empresa, la misión y su rol

La gamificación utiliza mecánicas de juego en tareas cotidianas para aumentar la participación de los usuarios. Como herramienta para la incorporación a distancia, donde los empleados necesitan ser autónomos en su aprendizaje, los cursos gamificados probablemente sean la solución moderna más adecuada.

Puedes personalizar cursos largos y de múltiples etapas por los que los empleados pueden avanzar para conocer la historia y cultura de tu empresa, las diversas políticas que deben seguir, además de contar con módulos específicos para sus roles. Puedes usar cuestionarios con contenido de vídeo intermedio para plantear simulaciones que prueben lo que han aprendido y cómo lo están aplicando, dándote una confianza cuantificable en su preparación para trabajar realmente en un proyecto e interactuar con los clientes.

Consejo profesional: Trabajar desde casa no siempre es fácil, por lo que un curso gamificado, o incluso uno o dos módulos como parte de tu incorporación gamificada más amplia, podrían centrarse en las mejores prácticas para el trabajo remoto. Consejos simples como salir a caminar a mitad del día, tomar aire fresco antes y después del trabajo y cómo optimizar un área de trabajo podrían ser de gran ayuda para que el nuevo personal se adapte, especialmente aquellos acostumbrados a trabajar en el sitio.

4. Haz que completen la documentación relevante

El hecho de que no estén en la oficina de al lado no significa que puedas omitir el papeleo necesario: aún necesitas asegurarte de que todo el papeleo de los nuevos empleados esté en orden para asegurarte de que estén en el código fiscal correcto y que tengas sus detalles bancarios correctos para incorporarlos a la nómina.

Lo bueno de la era de internet es que ahora todo esto se puede hacer digitalmente. Sin necesidad de imprimir, enviar por correo ni esperar el correo. Mientras todo se complete.

Consejo profesional: Incluye enlaces a estos como llamadas a la acción en los cursos de incorporación gamificados. Serían particularmente apropiados al aprender sobre la estructura de gestión, cómo funciona la nómina o cómo es una semana en la empresa.

Incluso podrías incluir un código en las páginas de envío de los formularios requeridos en tu página web que desbloquee niveles subsiguientes de la experiencia. Esto es realmente gamificar todo el proceso de incorporación y crear incentivos adicionales para asegurar que todo lo que debe completarse, se complete.

5. Integra a tus nuevos empleados en actividades de construcción de equipo lo antes posible

Integra a los nuevos empleados en actividades de team building tempranamente para ayudarles a construir relaciones sólidas con otros miembros del equipo. Considera rompehielos virtuales, proyectos colaborativos o desafíos de equipo para fomentar el compañerismo y la cooperación.

Consejo profesional: Cuando trabajas de forma remota, no estás limitado por códigos postales o incluso zonas horarias, así que tu gente puede estar repartida por todos lados, lo que hace que la construcción de equipo sea más desafiante.

Aquí es donde la gamificación regular puede ser de gran ayuda. Dado que las experiencias gamificadas modernas se pueden compartir por un enlace directo, podrías planificar cuestionarios mensuales, o incluso quincenales o horas de juegos donde la gente pueda relajarse, competir e interactuar en un entorno digital menos formal.

Estos juegos y cuestionarios podrían personalizarse para centrarse en cosas como la resolución de problemas, la creatividad, o en temas específicos que, aunque no se centren directamente en el trabajo, podrían apuntar a habilidades y aptitudes que podrían mejorar el rendimiento de los empleados.

6. Revisiones constantes hasta la evaluación de su rendimiento en el primer trimestre

Esto es evidente. Debes realizar seguimientos continuos con tus empleados regularmente, incluso si no están en la sede física o en la oficina, pero cuando el trabajo es a distancia, es doblemente importante programar revisiones regulares para ver cómo van las cosas. ¿El rol es como esperaban? ¿Se están adaptando bien? Si no han experimentado esto antes, ¿cómo están encontrando el estilo de vida trabajando desde casa? ¿Sienten que necesitarían más apoyo?

Estas revisiones o evaluaciones de desempeño deben ser registradas y recopiladas, ya que, en última instancia, la revolución del trabajo desde casa y sus mejores prácticas siguen evolucionando, y son matizadas a través de industrias, así que aprenderás más y podrás informar a tu estrategia evolutiva.

Puntos clave

Operar un negocio de manera remota viene con muchos beneficios, pero también presenta desafíos reales, siendo uno de los más grandes la incorporación. Tomar a un empleado capacitado y hacer que realice su trabajo desde casa no es demasiado difícil: ya están capacitados, así que solo necesitas facilitar la transición, pero tomar a alguien completamente nuevo y mostrarle cómo realizar un nuevo trabajo puede ser comprensiblemente intimidante para todas las partes.

Sin embargo, con nuestra guía de 6 pasos, tienes el paso a paso de cómo hacer que la incorporación remota funcione, sin importar tu industria.