Como criar eventos inesquecíveis para a sua empresa | A fórmula de 6 passos que pode usar para proporcionar experiências impactantes em eventos

Está a sentir a ansiedade lenta de ter um evento de negócios iminente para planear sem ter ideia de como torná-lo impactante? Convidamo-lo a afastar esse sentimento para as sombras utilizando a nossa fórmula de seis passos para criar experiências inesquecíveis.

Você vê, seja para lançar um produto ou assinalar um marco importante, é essencial encontrar uma forma de justificar a ocupação do tempo das pessoas. Entregar algo sem impacto fará com que as pessoas não só faltem a eventos futuros, mas falem sobre isso, refletindo-se negativamente em tudo aquilo que o evento pretendia promover.

Quer esteja a vender um serviço ou produtos, o maior erro que uma marca pode cometer no seu evento é ser monótona. Qual foi o ponto de fazer todo aquele trabalho árduo se aquilo que era suposto ser a celebração de todo esse esforço acaba por invalidá-lo?

1. Conheça realmente o objetivo do seu evento

Isso pode parecer demasiado óbvio para sequer mencionar, mas é frequentemente negligenciado.

Antes de começar a planear, precisa de definir claramente o propósito do seu evento. Está a lançar um novo produto? Sim? Ok, como é que este evento em particular apoia o seu produto? Se o seu evento não acontecesse, o que é que não seria alcançado? Precisa de um “Porquê?” robusto que resista a qualquer escrutínio.

No fim de contas, o verdadeiro recheio do sanduíche resume-se a conhecer o seu público. Precisa de ter um perfil de audiência, provavelmente até perfis, e então poderá imaginar uma amostra de potenciais participantes para ajudar a orientar o seu planeamento. Precisa de considerar o que quer que eles levem da experiência e assegurar que está a criar as condições para que isso aconteça.

Por exemplo, se for uma marca de alta costura a convidar uma série de influenciadores para um evento exclusivo, e quiser que todos façam publicações sobre uma nova linha entusiasmante, precisa de garantir que as condições de iluminação e palco são ótimas para que possam trabalhar. Existem pontos de interesse que lhes permitam criar conteúdo valoroso à volta e mostrar o seu produto?

Se está a organizar um evento de recrutamento, a infraestrutura e o fluxo do espaço estão otimizados para permitir que os participantes se movam pelos diferentes stands? Existem instalações e ativos adequados para permitir que as pessoas da sua empresa tenham conversas significativas com os convidados e identifiquem candidatos fortes?

Dica profissional: Não deixe pedra sobre pedra. Assim que souber o que a sua empresa quer do evento, e o que quer que os seus convidados retirem dele, pode basicamente recriar a experiência que precisa de criar. Também deve definir indicadores chave de desempenho (KPIs) neste ponto para poder determinar se o seu evento foi um sucesso no final.

2. Crie uma história e uma experiência em torno do seu evento

As histórias acompanham as pessoas desde que eram comunicadas através de pinturas em cavernas. Os métodos de entrega podem ter se tornado mais sofisticados, mas, fundamentalmente, os seres humanos ainda não resistem a uma boa narrativa.

Ao tornar os seus participantes os heróis do evento, você pode proporcionar-lhes uma experiência memorável que eles vão querer partilhar.

Dica profissional: A maneira de dar autonomia aos seus convidados na narrativa do seu evento é através da gamificação – aplicando mecânicas de jogo a tarefas e objetivos para melhorar o envolvimento do usuário.

Por exemplo, ao criar um Percurso Dinâmico™ na plataforma de gamificação da Drimify, você pode criar uma experiência jogável de múltiplos níveis, e ter cada nível do jogo desbloqueado através de senhas espalhadas pelo espaço do evento. Isso pode envolver solicitar que os jogadores resolvam enigmas que os encorajarão a se deslocarem para diferentes estandes ou atrações no seu evento e interagirem com eles para avançar.

3. A experiência de um evento é um produto, então teste a UX desse produto

Trate a experiência do seu evento como um produto e, como qualquer produto, é necessário oferecer uma ótima experiência do usuário (UX) para ser eficaz.

Teste todos os aspectos: inscrição, navegação, sessões, interações, etc. Aqui é onde você pode suavizar as arestas: eliminar pontos de atrito, fazer edições, adicionar elementos, etc.

Se você está utilizando gamificação no seu evento, certifique-se de testar o que você criar (ou o que for criado para você). Teste nos terminais e telas onde será utilizado, se aplicável, ou teste em uma variedade de dispositivos móveis se os participantes vão usar seus telefones e acessar os jogos através de códigos QR.

4. Use a gamificação para direcionar significativamente o tráfego do evento para o local desejado

Seja qual for o seu principal canal para vender seus produtos e serviços, seja em um site, em uma loja física, ou mesmo se for um festival de comida e o seu restaurante tem um estande, a gamificação é uma ótima maneira de redirecionar o público temporário do evento para o seu local habitual de negócios.

Utilizar uma mecânica de ganho instantâneo visualmente atraente como uma roda da sorte pode ser uma excelente forma de criar entusiasmo e distribuir códigos promocionais e prêmios que depois podem ser resgatados ou coletados através do canal de sua escolha.

5. Procure feedback dos participantes

Organizar eventos não é fácil. Inevitavelmente, aprenderá coisas de um evento para o próximo que ajudarão a refinar a sua abordagem ao longo do tempo. Independentemente do objetivo do seu evento, é importante trazer este aspeto de volta ao elemento mais importante: os seus convidados.

Após o evento, pergunte aos seus participantes como o encontraram. Conseguiu atingir os seus objetivos? As conclusões desejadas foram alcançadas? Todos se divertiram? Identificaram alguma área a melhorar?

Dica profissional: Quando recebe um corte de cabelo terrível e o cabeleireiro pergunta como está, quase sempre diz, “Sim, ótimo, adorei.” Quando come uma refeição ruim e o empregado de mesa realmente simpático pergunta como está tudo, quase sempre responde, “Sim, estava tudo ótimo.” As probabilidades são de que os seus convidados também serão demasiado educados para dar feedback útil cara a cara.

Pode facilmente personalizar Sondagens em plataformas modernas de gamificação como Drimify para fazer as perguntas que quiser com os formatos de resposta que melhor servirem as necessidades da sua organização, seja aberto a sugestões, ou avaliações ou valores que considere mais condutivos.

Até mesmo quando testa um evento, ou pensa que pensou em todas as eventualidades, não substitui a maneira como um convidado real, entrando no seu evento pela primeira vez, o encontrará e experienciará. Por esta razão, oferecer-lhes a oportunidade de fornecer feedback anónimo pode ajudá-lo a viajar no tempo para se tornar um planeador de eventos muito melhor.

6. Calcule o ROI e use tudo o que aprendeu para tornar o seu próximo evento ainda melhor

Quando o seu evento terminar, precisa medir o retorno do investimento (ROI) que entregou, analisando o impacto que teve nos seus objetivos.

Dependendo da natureza do seu evento, isso pode ter sido um pico inicial nas vendas, um número de códigos promocionais utilizados, ou um número de vagas preenchidas, ou até mesmo relacionar-se com métricas de mídia social ao longo de um período de tempo. Quaisquer que sejam os KPIs que definiu na etapa 1 jogarão um papel crucial em como calcula o ROI do evento, assim como o feedback do público na etapa 4, dependendo de quão quantitativos os resultados da sua Pesquisa sejam.

Dica profissional: Experiências de eventos gamificadas fornecem mais estatísticas. Cada interação num jogo criado produz dados, dando-lhe medidas concretas de engajamento para analisar e aprender.

Conclusão chave

O sucesso de um evento empresarial é grandemente amplificado quando uma narrativa envolvente é integrada de forma transparente com estratégias digitais como a gamificação, elevando a experiência do convidado ao dar-lhe protagonismo e tornando-o um personagem participante, ao invés de um mero espectador.

Os organizadores de eventos podem elevar um encontro comum a uma experiência extraordinária e imersiva. Esta combinação poderosa não só envolve profundamente os participantes, mas também pode ser usada para gerar insights e feedback valiosos, garantindo que cada evento não seja apenas memorável, mas também uma ferramenta estratégica para alcançar objetivos empresariais.