Comment réduire les frais de formation | Solution en 5 étapes pour former les collaborateurs de façon plus économique et efficace
Vous cherchez à faire des économies et vous pensez que la formation est le bon endroit pour réduire les coûts ? Détrompez-vous, lisez ceci d’abord ! Nous vous proposons un plan d’action en 5 étapes pour non seulement dispenser des formations plus économiques, mais aussi les rendre plus efficaces.
La première chose à garder à l’esprit est la suivante : une formation plus efficace EST une formation plus économique à long terme. Si votre approche fonctionne, vous obtiendrez des employés bien formés qui auront besoin de moins de sessions et seront plus impliqués dans leur travail car ils disposeront des compétences nécessaires pour l’exercer correctement.
1. Évaluez les besoins réels de formation et les lacunes pour certaines compétences
Pour commencer, effectuez un audit afin d’identifier les besoins de formation et les lacunes dans certaines compétences spécifiques. Comprendre les domaines dans lesquels vos collaborateurs ont besoin de se développer vous aidera à optimiser vos programmes et vos méthodes. De cette façon, vous éviterez de gaspiller des ressources dans des formations qui n’apporteront aucun bénéfice à vos employés ni à votre entreprise.
Pour une petite ou moyenne entreprise (PME), cet audit peut être assez simple à réaliser. En revanche, pour les grandes entreprises, à partir d’une cinquantaine de salariés, cela nécessitera probablement des réunions avec différents services et une délégation des tâches à votre équipe RH.
Le conseil d’expert !
- Grâce à la plateforme Drimify, créez facilement des sondages sur mesure pour réaliser un audit à l’échelle de toute votre entreprise. Cela vous permettra d’obtenir une vision plus globale et une meilleure compréhension des compétences et des connaissances de vos employés, et d’identifier les manques à combler.
L’anonymat des sondages favorise l’honnêteté des réponses. Les réunions en personne peuvent être intimidantes, et certains employés hésiteront peut-être à prendre la parole devant leurs collègues. Les sondages permettent à chacun de partager ses réflexions et ses suggestions en toute confidentialité.
2. Créez des cours gamifiées : des ressources pédagogiques que vous pourrez analyser et optimiser au besoin
La gamification de votre formation est un exercice qui permet à la fois d’économiser et d’optimiser.
Prenons l’exemple d’une session de formation classique en entreprise. Tout d’abord, vous avez besoin de quelqu’un pour la dispenser. Si vous faites appel à un organisme de formations professionnelles externe, cela implique un coût pour le service. Si vous confiez la formation à un employé interne, vous devez prendre en compte son salaire pour chaque session, ainsi que le manque à gagner lié au fait qu’il ne pourra pas effectuer d’autres tâches. Et multipliez ce coût par le nombre de sessions qu’il dispense.
La planification des formations peut ensuite vite devenir un casse-tête. Coordonner les agendas de 10, 20 personnes ou plus pour une seule heure est inefficace et perturbe le fonctionnement de votre entreprise. Et les formations en dehors des heures de travail entraînent des coûts supplémentaires en heures supplémentaires, qui peuvent se multiplier rapidement tout au long de l’année.
Puis il faut également tenir compte de l’efficacité du processus de formation. Est-ce que toutes ces personnes apprennent mieux dans un environnement de groupe ? Le formateur est-il réellement compétent ? Il est probable que certains de vos employés auront des difficultés à s’exprimer en groupe et d’autres ne tireront peut-être pas autant de profit de la formation.
Maintenant, envisageons un parcours de formation gamifié à plusieurs niveaux sur le même thème. Vous avez un abonnement à la plateforme de gamification sur laquelle vous construisez vos formations. Un membre de votre équipe crée et met à jour les formations en fonction des besoins. Puis il y a le temps consacré par chaque employé à la découverte du contenu. C’est à peu près tout.
Vos collaborateurs peuvent suivre cette formation interactive à leur rythme, en fonction de leur emploi du temps. Ils peuvent la suivre en petits groupes de 2 ou 3, voire individuellement, sans perturber le fonctionnement de l’entreprise. Tout le monde bénéficie d’une expérience complète et identique car chacun progresse individuellement dans la formation. En prime, vous obtenez des données précieuses sur les actions des utilisateurs, vous permettant de mesurer l’efficacité de la formation et d’ajuster au besoin.
Pour de multiples thématiques et des formations plus longues : Découvrez le Parcours Dynamique™, qui permet de combiner différents modules. Les participants peuvent commencer l’expérience, faire une pause et reprendre leur progression en saisissant simplement leur adresse email et ainsi redémarrer là où ils en étaient dans leur parcours d’apprentissage global.
Pour des objectifs d’apprentissage plus simples : Découvrez le Combo™. Il vous permet également de combiner différents jeux, mais les joueurs progressent directement d’un jeu à l’autre. Il n’y a pas vraiment de notion d’étape. Cette option est idéale pour les formations courtes pouvant être suivies en une seule fois. Le format multi-jeux permet tout de même d’acquérir des bases plus solides sur un sujet qu’un jeu d’apprentissage individuel.
3. Mettez en place l’apprentissage entre pairs et des réseaux de mentorat sur des sujets spécifiques
Vous pouvez également valoriser l’expertise de vos employés en mettant en place un plan de développement des compétences, d’apprentissage et de mentorat entre pairs.
En favorisant un environnement collaboratif, vos collaborateurs s’entraident et développent leurs compétences, vous réduisez ainsi le recours à des ressources de formation externes.
Concrètement, cela pourrait se traduire par l’attribution de rôles de mentors aux employés les plus performants, ou par le fait de faire observer à de nouvelles recrues des collègues plus expérimentés (et vice-versa).
4. Favorisez une culture d’apprentissage et créez une organisation d’autodidactes
Développer une culture d’apprentissage est un excellent moyen de réduire les coûts de formation de votre entreprise. Certes, cela ne les supprimera pas complètement, mais cela peut apporter de nombreux avantages à votre organisation, tels qu’un environnement de travail plus positif et des employés plus qualifiés.
Pourquoi ? Parce que lorsque vous encouragez les employés à s’approprier leur parcours d’apprentissage, ils peuvent exploiter la richesse d’informations disponibles pour acquérir par eux-mêmes des compétences et des connaissances précieuses qui étaient auparavant gardées secrètes.
Le conseil d’expert !
- Pourquoi pas booster les compétences de vos employés avec un club de lecture interne ? Avec autant d’ouvrages de qualité sur le monde de l’entreprise disponibles, créez un espace d’échange pour vos collaborateurs motivés autour d’ouvrages comme « Un rien peut tout changer », « Renversez la vapeur ! » ou « Le paradoxe du chimpanzé ». Ces livres peuvent aider vos employés à développer de nouvelles approches du travail et à exploiter leur plein potentiel.
- Dans le même esprit, pourquoi ne pas proposer un club de lecture, centré par exemple autour d’autobiographies d’entrepreneurs ou de sportifs à succès ? Ces récits peuvent inspirer vos collaborateurs et les encourager à viser l’excellence.
5. Surveillez en permanence les besoins de formation et les lacunes au sein de votre entreprise
Les besoins de formation et les manques de compétences évoluent au fil de la croissance de votre entreprise et des changements dans votre secteur d’activité. Veillez à évaluer régulièrement les besoins de formation au sein de votre organisation et à adapter votre type de formation en conséquence.
En étant proactif, vous vous assurez que vos collaborateurs possèdent en permanence les bonnes compétences.
Le conseil d’expert !
- La perte des connaissances organisationnelles ou savoir-faire au sein de votre entreprise est bien plus coûteuse à rattraper que de les conserver collectivement. Mettez donc en place un système de gestion des connaissances pour protéger votre entreprise le plus tôt possible.
Prenons l’exemple d’un fast-food. La machine à milkshake a besoin d’être nettoyée tous les soirs, mais c’est une tâche assez technique. Il faut démonter certaines pièces, lancer les bons cycles de nettoyage internes et tout remonter correctement.
Imaginez maintenant que vous n’ayez qu’un seul membre de l’équipe sachant la nettoyer. Même si former quelqu’un d’autre ne prend qu’une vingtaine de minutes, qu’arriverait-il si cette personne quittait l’entreprise ou était en arrêt maladie ? Tout à coup, vous misez sur le fait que l’équipe disponible pourra s’en sortir, et une erreur pourrait casser la machine et se traduire par une facture de réparation salée ainsi que moins de ventes de milkshakes.
À retenir
Vous n’avez pas encore testé notre solution en 5 étapes pour une formation rentable ? Alors il y a de fortes chances que vous puissiez faire des économies tout en améliorant l’efficacité de vos formations.
Notre solution est facile à mettre en œuvre et s’adapte à tous les secteurs d’activité.
