Comment faciliter le partage des connaissances en entreprise | 5 étapes pour aider votre communication interne avec un système de gestion des connaissances

Les connaissances et compétences spécifiques dont vous avez besoin pour assurer la prospérité de votre entreprise s’évaporent-elles parfois dans l’éther lorsque des collaborateurs partent ? Stressant, n’est-ce pas ? Le partage des connaissances doit alors être une priorité. Nous disposons d’un système en 5 étapes qui vous permettra non seulement de sauvegarder les connaissances organisationnelles, mais aussi de garantir que tous les employés qui en ont besoin y aient accès.

Si vous ne facilitez pas efficacement le partage des connaissances au sein de votre entreprise, cela peut avoir de nombreuses conséquences néfastes. Des connaissances importantes peuvent être perdues, et les employés peuvent ignorer comment acquérir les nouvelles compétences dont ils ont besoin. Cela peut conduire à une perte de temps et à une inefficacité opérationnelle pour plusieurs personnes.

C’est un piège courant à mesure que les entreprises se développent. Au départ, seules quelques personnes détiennent des informations cruciales. Puis, à mesure que l’entreprise évolue, ces connaissances doivent être partagées avec un nombre croissant de personnes. Si cela n’est pas fait avec soin, quelques employés peuvent se retrouver surchargés et le travail peut être ralenti.

1. Identifiez les connaissances qui valent la peine d’être recueillies

La première étape consiste à identifier les domaines de connaissances essentiels. Réfléchissez : si vous deviez redémarrer votre entreprise de zéro avec une main-d’œuvre entièrement nouvelle, de quelles informations clés auriez-vous besoin ? Des informations qu’une nouvelle recrue qualifiée ne connaîtrait pas d’emblée ou ne serait pas capable de comprendre en quelques minutes. Ce sont ces connaissances qu’il vaut la peine de capitaliser.

Même dans les grandes entreprises, il faut accepter qu’en tant que propriétaire de l’entreprise vous ne puissiez pas tout savoir. Chaque service, comme le marketing, l’informatique et les RH, possède des connaissances et des compétences clés dont l’entreprise a besoin pour fonctionner correctement. La perte de ces connaissances peut entraîner des inefficacités opérationnelles.

Réalisez un audit systématique des connaissances avec tous les chefs de service afin d’identifier l’expertise qu’il faut préserver. Concentrez-vous sur la capture des connaissances exclusives à l’entreprise, des compétences uniques et des bonnes pratiques qui sont essentielles à la réussite de votre organisation. (Par exemple, savoir utiliser des logiciels et du matériel spécifiques vaut la peine d’être catalogué, alors que savoir joindre un document à un email ne l’est pas.)

Le conseil d’expert

• Vous pouvez facilement personnaliser des sondages sur Drimify pour inclure tous les membres de votre organisation dans l’audit des connaissances. Bien que les chefs de service soient les personnes les mieux placées pour assurer la liaison, plus votre entreprise est grande, plus il est facile de passer à côté de petits détails pourtant importants.

Parfois, la seule personne qui sait réaliser une tâche spécifique et cruciale est celle à qui incombe cette responsabilité, et qui sait même que cette tâche doit être effectuée. Cela peut être problématique lorsqu’un nouveau chef de service est recruté en externe. L’avis de chacun est précieux lors d’un audit des connaissances.

Vous pouvez donc également inclure des questions ouvertes dans votre sondage pour demander à tout le monde quelles connaissances ou compétences font défaut à l’entreprise pour fonctionner plus efficacement.

2. Organisez et catégorisez les connaissances

Une fois votre audit terminé, vous devez organiser les connaissances en catégories et avec des labels correspondant à la structure et aux processus de l’entreprise. Demandez ensuite aux personnes détenant les connaissances et les compétences clés que vous devez organiser de consigner les processus et les informations détaillés. Elles doivent également montrer à leur chef de service ou au collègue le plus approprié comment cela fonctionne en pratique.

Créez une base de données regroupant ces informations sur l’intranet de votre entreprise et facilitez la navigation pour que vos collaborateurs puissent trouver les informations pertinentes.

Le conseil d’expert

• Confiez à une personne la responsabilité de tenir ces informations à jour. Des connaissances et des approches obsolètes peuvent être tout aussi nuisibles qu’une perte de connaissances. En particulier si un changement a été effectué en raison de mises à jour de la législation.

3. Créez des programmes interactifs efficaces pour aider les employés à apprendre plus efficacement.

Vous savez à présent ce que tout le monde doit savoir et être capable de faire, et tout est centralisé à un endroit facile à trouver. Si vous en êtes arrivé là, c’est excellent ! Le plus dur est fait.

Cependant, même les plus grands auteurs du monde entier ne parviendraient pas à rendre captivants de longs documents sur les connaissances organisationnelles et techniques, ni à enseigner efficacement à vos employés comment appliquer ces connaissances dans leur travail uniquement par le biais de l’écrit. C’est là que la gamification entre en jeu.

Le développement de programmes d’apprentissage gamifiés et attrayants permettra aux collaborateurs de s’engager plus efficacement avec le contenu. La combinaison de divers formats, tels que des vidéos, des modules interactifs et des quiz, vous permet de répondre plus efficacement aux différents styles d’apprentissage.

Tout le monde ne peut pas simplement lire et assimiler des informations. Les cours ludiques vous permettent également de proposer des scénarios de travail spécifiques et de poser des questions qui encouragent les participants à appliquer leurs connaissances à ces situations.

Le conseil d’expert

• Les formations ludiques modernes, que vous pouvez facilement créer avec la mise en place d’un Parcours Dynamique™ et en personnalisant divers jeux, permettent de suivre les actions des utilisateurs grâce aux données recueillies en temps réel.
  Ces données vous permettent d’évaluer la compréhension d’un utilisateur sur le sujet qu’il a abordé ainsi que l’efficacité de votre formation. Cela facilite son amélioration et son optimisation au fil du temps.

Une autre option consiste à intégrer des quiz et autres jeux éducatifs personnalisés dans les applications d’apprentissage que vous utilisez déjà. Ou encore de les intégrer à la fin d’articles et de cours dans votre base de connaissances ou votre système de gestion de l’apprentissage (LMS).

Une plateforme de gamification comme Drimify vous offre la flexibilité de créer un parcours d’apprentissage complet ou de compléter et d’affiner un parcours existant.

4. Faites la promotion des bons programmes aux bons collaborateurs

Vous avez bien lu. Vous devez les promouvoir. Même les formations ludiques les plus performantes ne seront pas efficaces si les employés ne les suivent pas. Vous devez en faire la promotion auprès de vos collaborateurs et vous assurer qu’ils sachent quelles formations suivre en fonction de leurs besoins.

La meilleure façon d’y parvenir consiste à les intégrer aux évaluations de performance trimestrielles. Cela permettra à votre service RH d’identifier les lacunes de compétences et les centres d’intérêt des employés et de recommander les formations les plus adaptées.

Vous pouvez également utiliser les canaux de communication interne, tels que les newsletters et les réunions d’équipe, pour faire connaître les possibilités de formation et de développement des compétences disponibles.

5. Créez des ambassadeurs, des experts ou des mentors dans des domaines d’activité spécifiques

Désigner des personnes clés comme ambassadeurs des connaissances ou mentors dans des domaines spécifiques est un excellent moyen de les maintenir à jour et de les promouvoir en interne.

Ces experts seraient chargés de préserver et de partager les connaissances dans leurs domaines d’expertise, et feraient figure de référents privilégiés pour les questions des autres employés.

À retenir

Vous avez déjà sans doute connu cette situation en entreprise où un seul collègue, occupant un poste d’apparence secondaire, était la référence absolue, la solution à tous les problèmes peu importe le service. Tout le monde connaissait son nom et savait que quel que soit le problème, c’était la personne à appeler pour le résoudre. Quand il était en congé c’était la catastrophe  et quand il démissionnait c’était la panique.

En instaurant un système de gestion des connaissances performant, vous évitez de perdre le savoir-faire de l’entreprise lorsque des collaborateurs clés rejoignent de nouveaux horizons. Notre programme en 5 étapes que nous vous détaillons ici, propose une démarche simple et applicable à tous les secteurs pour mettre en place votre propre système.

Le conseil d’expert

• Lancez-vous sans tarder dans la mise en place d’un système de gestion des connaissances. La plupart des entreprises ont pour objectif de se développer, ce qui se traduit par une augmentation des effectifs. Et il est plus facile d’installer ce système de façon proactive avant qu’il ne devienne un problème face à la croissance de votre entreprise.