Como reduzir custos de formação | Solução em 5 passos para uma formação de colaboradores mais económica e eficaz

Está à procura de áreas para reduzir custos operacionais e pensa que a formação é o lugar onde pode cortar? Leia isto primeiro! Temos uma solução prática em 5 passos para não só oferecer uma formação mais económica, mas também torná-la mais eficaz.

A primeira coisa a ter em mente é: um treinamento mais eficaz É um treinamento mais económico. Se a sua abordagem ao treinamento funciona, não terá de repeti-lo com tanta frequência porque não será necessário que os funcionários façam reciclagens, e eles estarão mais envolvidos com o trabalho porque terão as ferramentas para o fazer corretamente.

1. Avalie as reais necessidades de treinamento e lacunas de habilidades da organização

Comece com uma auditoria para identificar as necessidades específicas de treinamento e lacunas de habilidades. Compreender as áreas onde os funcionários precisam de desenvolvimento ajudará a otimizar programas e abordagens de treinamento, evitando colocar recursos em áreas que oferecerão pouco retorno para os funcionários e para a empresa.

Se a sua empresa for uma pequena ou média empresa, este pode ser um exercício relativamente simples, mas se o seu número de funcionários variar entre 50 e milhares, isso envolverá reuniões com diferentes departamentos e muita delegação para a sua equipa de RH.

Dica profissional: Personalize facilmente sondagens para as suas necessidades exatas na plataforma Drimify para fazer uma auditoria em toda a empresa. Isto permitirá obter uma compreensão mais ampla das habilidades e conhecimentos que precisa de replicar, e das habilidades e conhecimentos que estão atualmente em falta na sua organização.

A anonimidade de um sondagem significa que as pessoas serão mais propensas a expressar o que acham que precisa ser melhorado em termos de habilidades, uma vez que as reuniões presenciais podem, por vezes, ser intimidadoras, e funcionários tímidos podem guardar boas sugestões para si em vez de arriscarem falar diante dos colegas.

2. Crie cursos de formação gamificada para recursos de formação que pode analisar e melhorar quantitativamente

Gamificar a sua formação é um exercício simultâneo de economia e otimização.

Primeiro, consideremos a formação ou sessão de capacitação corporativa clássica. Para começar, é necessário ter alguém para administrar a formação. Se isto for feito através de uma agência, isso implica um custo pelo serviço, ou se for um funcionário interno, tem o salário dele cada vez que dá uma sessão, e o custo de oportunidade de outras tarefas que ele poderia estar a realizar. Multiplique isso pelo número de sessões que são realizadas.

Depois, precisa de alinhar os horários de 10, 20, ou até mais pessoas para um momento específico, digamos que é uma hora. Organizar isso cria várias ineficiências e pode potencialmente comprometer uma função inteira da sua empresa durante essa hora. A alternativa é uma sessão fora do horário de expediente, o que muitas vezes acontece na indústria de serviços. Isso acarreta custos salariais adicionais. Multiplique isso pelo número de sessões de formação que tem por ano.

Depois precisa de considerar a eficácia da formação. Todos aprendem melhor neste ambiente de grupo? A pessoa que dá a formação é realmente boa? É provável que alguns dos seus funcionários se ocultem no ambiente de grupo, e que alguns simplesmente não obtenham tanto com a formação como os outros.

Agora considere criar um curso de formação gamificado multi-nível sobre o mesmo tema. Tem a sua subscrição na plataforma de gamificação onde constrói os seus cursos. Um membro da equipa cria e atualiza os cursos conforme necessário. Depois, há o tempo que cada membro da equipa gasta a interagir com o conteúdo.

E basicamente é isso.

Os seus funcionários podem completar o curso imersivo nos momentos que melhor servem a empresa, podendo completá-lo em pequenos grupos ou individualmente, sem comprometer nenhuma função da empresa. Todos têm a mesma experiência, pois têm de completá-lo individualmente – sem esconderijos. Também obtém dados concretos das ações dos utilizadores para quantificar a eficácia da formação.

Para múltiplos temas e cursos mais longos: Veja o Percurso Dinâmico™. Este pode ser acedido e reacessado pelos participantes, bastando inserir os seus endereços de e-mail para retomar de onde pararam numa jornada de aprendizagem maior.

Para resultados de aprendizagem mais simples: Veja o Combo™. Isto também permite combinar jogos em níveis, mas os jogadores avançam diretamente de jogo para jogo. Isto é ideal para cursos de formação que as pessoas completam numa única sessão, mas a componente multi-jogo proporciona uma base mais abrangente num tema do que um jogo de aprendizagem único.

3. Implemente aprendizagem peer-to-peer e linhas de mentoria em assuntos específicos

Pode fazer com que os seus funcionários partilhem os seus conhecimentos através de iniciativas de aprendizagem peer-to-peer e mentoria.

Ao promover um ambiente colaborativo, os seus funcionários ajudam-se mutuamente a crescer, reduzindo a quantidade de recursos de formação externa necessários.

Na prática, isso pode significar responsabilidades adicionais para funcionários de alto desempenho através de uma situação de mentoria, bem como fazer com que novos funcionários acompanhem funcionários mais experientes, e vice-versa.

4. Fomente uma cultura de aprendizagem e criar uma organização de autodidatas

Uma excelente forma de reduzir os custos de formação da sua empresa é promover uma cultura de aprendizagem entre os seus colaboradores. Embora isto nunca elimine todos os custos de formação, pode trazer muita positividade e novas competências para a sua organização.

Se os colaboradores forem incentivados a assumir a responsabilidade pelas suas próprias jornadas de aprendizagem, há informação suficiente disponível para que muitas pessoas possam ensinar-se a si mesmas conhecimentos e competências que anteriormente estavam restritos.

Dica profissional: Há tantos livros de alta qualidade sobre negócios em circulação que pode também incentivar um clube do livro interno. Títulos como Atomic Habits, Turn the Ship Around e The Chimp Paradox, para nomear alguns, estão todos disponíveis para ajudar os colaboradores motivados a melhorar a sua abordagem ao trabalho. Da mesma forma, autobiografias de empresários e atletas famosos podem inspirar os seus colaboradores a serem melhores versões de si mesmos.

5. Monitore continuamente as necessidades de formação e lacunas de competências na sua organização

As necessidades de formação e as lacunas de competências irão evoluir à medida que o seu negócio cresce e a sua indústria muda. Reavalie regularmente as necessidades de formação na sua organização e ajuste os seus programas de formação conforme necessário.

Ao ser proativo, pode garantir que os colaboradores estão equipados com as competências certas em todos os momentos.

Dica profissional: O desaparecimento de conhecimentos institucionais ou proprietários da sua empresa é muito mais caro para recuperar do que para reter coletivamente, portanto, procure implementar um sistema de gestão de conhecimento para proteger o seu negócio o quanto antes.

Por exemplo, considere um restaurante de fast food. A máquina de batidos precisa ser limpa todas as noites, mas é um trabalho relativamente técnico, envolvendo desmontar algumas peças, colocá-las nos ciclos de limpeza interna corretos e montá-la toda novamente de forma correta.

Agora imagine que só tem um membro da equipa que sabe como limpar a máquina. Embora possa levar apenas 20 minutos para ensinar alguém a fazer isso, imagine se essa pessoa sair ou estiver de baixa. De repente, está a arriscar que a sua equipa disponível consiga descobrir como fazer, e erros poderiam avariar a máquina e resultar numa fatura de reparação cara.

Conclusão chave

A menos que já tenha seguido a nossa solução de 5 passos para economizar na sua abordagem à formação, há uma boa probabilidade de poder reduzir os custos de formação enquanto melhora a eficácia da sua abordagem para desenvolver competências.

A nossa solução é fácil de implementar e adaptável independentemente da sua indústria.