Como facilitar a partilha de conhecimentos numa empresa | 5 passos para criar um sistema de gestão do conhecimento eficaz

Há conjuntos de conhecimentos e habilidades específicos que precisa manter para o seu negócio continuar a prosperar e que, de vez em quando, desaparecem no ar quando funcionários de alto nível saem? Stressante, certo? Vai precisar de dar prioridade à partilha de conhecimento. Felizmente, temos um sistema de 5 passos que pode seguir para não só proteger o conhecimento institucional, mas também garantir que todos os funcionários que precisam dele tenham acesso a ele.

Não facilitar eficazmente a partilha de conhecimento dentro da sua empresa pode causar todo o tipo de problemas. Desde perder conhecimentos institucionais importantes, até ineficiências operacionais quando os funcionários não sabem qual o canal correto a seguir quando precisam de formação.

É uma armadilha fácil de cair, particularmente à medida que o seu negócio cresce. O conhecimento passa de estar nas mãos de alguns poucos por necessidade, para de repente precisar de ser distribuído entre 10 novas pessoas, depois 20 novas pessoas, até que de repente a sua força de trabalho atinge as centenas e os escolhidos estão sobrecarregados, com tarefas a ficarem semanas paradas devido a licenças anuais e grande confusão.

1. Identificar o conhecimento que vale a pena recolher

A primeira etapa é identificar áreas críticas de conhecimento. Pense: se precisasse de reiniciar o seu negócio do zero com uma força de trabalho completamente nova, que informação chave precisaria que um novo contratado qualificado não saberia assim que entrasse pela porta, ou que não conseguisse descobrir em minutos? Esse é o conhecimento que vale a pena recolher.

Também precisa de aceitar que, especialmente quando opera em grande escala, você como dono da empresa não saberá necessariamente tudo o que é necessário. O seu departamento de marketing, o seu departamento de TI, o seu departamento de RH, e assim por diante, todos terão conhecimentos e habilidades chave cuja perda criaria ineficiências operacionais.

Realize uma auditoria de conhecimento sistemática com todos os seus chefes de departamento para identificar a expertise que precisa de ser preservada. Foque-se em capturar conhecimentos específicos da empresa, habilidades únicas e melhores práticas que são essenciais para o sucesso da empresa. (Por exemplo, saber como usar software e hardware proprietários é conhecimento que vale a pena recolher, enquanto saber como anexar um documento a um email não conta.)

Dica profissional: Pode personalizar facilmente Sondagens na Drimify para incluir todos os membros da sua organização na sua auditoria de conhecimento. Embora os seus chefes de departamento sejam as melhores pessoas para articular, quanto maior for a sua empresa, mais fácil é para pequenas mas importantes coisas escaparem.

Às vezes, a única pessoa que sabe como fazer uma coisa específica da qual muito depende, e que até sabe que essa coisa específica precisa de ser feita, é a pessoa cujo trabalho é fazê-lo, portanto a contribuição de todos é valiosa neste exercício. Isto é altamente possível se um novo chefe de departamento for trazido de fora e precisar de aprender a sua área.

Pode até incluir perguntas abertas na sua Pesquisa para perguntar às pessoas que conhecimentos ou habilidades acham que estão em falta e que fariam a organização funcionar mais suavemente.

2. Organizar e categorizar o conhecimento

Depois de concluir a auditoria, é necessário organizar o conhecimento em categorias e etiquetas que estejam alinhadas com a estrutura e os processos da empresa. As pessoas que possuem o conhecimento institucional e competências exclusivas que precisas organizar – pede-lhes para escreverem os processos e a informação de forma detalhada, e mostrar ao chefe do departamento ou ao colega mais adequado como isso funciona na prática.

Deves criar uma base de dados com essa informação compilada na intranet da empresa, e torná-la fácil de navegar para os colaboradores encontrarem a informação relevante.

Dica profissional: Atribui a alguém a responsabilidade de manter essa informação atualizada. Conhecimento e abordagens desatualizados podem ser tão prejudiciais quanto perder conhecimento, especialmente se uma mudança foi feita devido a atualizações na legislação.

3. Criar programas eficazes de conteúdo interativo para ajudar os colaboradores a aprender de forma mais eficaz

Portanto, já sabes o que precisa ser conhecido, sabes o que as pessoas precisam ser capazes de fazer, e está tudo junto num repositório de conhecimento fácil de navegar. Se chegaste a este ponto, isso é um excelente progresso. A parte chata está meio resolvida.

No entanto, nem mesmo a força literária combinada de Ernest Hemingway, George Elliot e Margaret Atwood conseguiriam tornar montes de conhecimento institucional interessante, nem ensinar de forma eficaz os teus colaboradores a aplicar esse conhecimento no trabalho só através do texto escrito. É aqui que entra a gamificação.

Desenvolver programas de aprendizagem gamificados e envolventes permitirá que os colaboradores interajam de forma mais eficaz com o conteúdo. Combinar vários formatos como vídeos, módulos interativos e Quizzes permite adaptar-te melhor a diferentes estilos de aprendizagem. Nem todos conseguem apenas ler e assimilar a informação. Os cursos gamificados também permitem que apresentes cenários específicos do trabalho, e colocas questões que incentivam os utilizadores a aplicar esse conhecimento nesses cenários.

Dica profissional: Os cursos gamificados modernos, que podes facilmente criar personalizando motores de jogos testados e comprovados ao montar um Percurso Dinâmico™, fornecem dados em tempo real para cada ação do utilizador. Prestando atenção a isso, podes avaliar o entendimento do utilizador sobre o assunto abordado e a eficácia do teu curso gamificado, tornando fácil a melhoria e otimização ao longo do tempo.

Outra opção é integrar Quizzes personalizados e outros jogos de aprendizagem nas aplicações de aprendizagem que já possas estar a usar, ou incorporá-los no final de artigos e instrucionais dentro da tua base de conhecimento ou sistema de gestão de aprendizagem ( SGC ou LMS).

Uma plataforma como a Drimify tem a versatilidade para permitir-te criar uma jornada de aprendizagem completa, ou complementar e refinar um percurso existente.

4. Promover os programas certos para os colaboradores certos

Leste bem. É necessário promover estes programas. Só porque criaste os cursos gamificados mais eficazes da tua área isso não significa nada se as pessoas não aderirem ao processo e tirarem tempo para se envolverem com eles. Também precisas saber quem precisa realizar quais cursos.

A melhor maneira de fazer isso é torná-los parte integrante das avaliações de desempenho trimestrais. Compreender as lacunas de competências e os interesses dos colaboradores individualmente permitirá ao departamento de RH personalizar as recomendações dos programas.

Podes também utilizar canais de comunicação internos como boletins informativos e reuniões de equipa para divulgar as oportunidades de aprendizagem e de desenvolvimento de competências disponíveis.

5. Criar embaixadores, especialistas ou mentores em áreas de negócio específicas

Designar indivíduos chave como embaixadores do conhecimento ou mentores em domínios específicos é uma excelente forma de garantir que estão sempre atualizados e constantemente promovidos internamente.

Estes especialistas seriam responsáveis por preservar e compartilhar conhecimento dentro das suas áreas de expertise, e poderiam atuar como pontos de referência rápidos para outros colaboradores.

Conclusão chave

Todos nós já trabalhámos em locais onde um único colega numa posição aparentemente obscura era o primeiro ponto de referência para todos, não importando onde na empresa trabalhavam, e por mais distantes que estivessem, sabiam o nome desse colaborador, e que não importava o problema, essa era a pessoa a chamar para o resolver. E quando estão de férias: caos. E quando entregam a carta de demissão: pânico.

Ao implementar um sistema eficaz de gestão de conhecimento, não perderá conhecimento institucional quando membros chave da equipa seguirem para novas oportunidades. O nosso programa de 5 passos descrito aqui oferece uma abordagem fácil de aplicar em todas as indústrias para configurar a sua própria metodologia.

Dica profissional: Não hesite em começar. Você está no negócio para ter sucesso, e isso tipicamente significa crescimento e aumento do número de funcionários. É mais fácil configurar quando é um desafio no horizonte do que quando é um problema que já passou e agora se tornou um problema sério.