Come facilitare la condivisione delle conoscenze in azienda | 5 passi per creare un sistema di gestione delle conoscenze efficace

Le competenze e conoscenze specifiche di cui hai bisogno per mantenere la tua azienda prospera svaniscono nel nulla quando i dipendenti di punta se ne vanno? Stresso, vero? Devi dare priorità alla condivisione della conoscenza. Per fortuna, abbiamo un sistema in 5 passi che ti permette non solo di tutelare la conoscenza istituzionale, ma anche di assicurarti che tutti i dipendenti che ne hanno bisogno possano accederci.

Non facilitare efficacemente la condivisione della conoscenza all’interno della tua azienda può causare tutti i tipi di problemi. Dalla perdita di conoscenze istituzionali pertinenti, alle inefficienze operative quando i dipendenti non sanno qual è il canale giusto da seguire quando hanno bisogno di un’aggiornamento delle competenze.

È una trappola facile in cui cadere, soprattutto man mano che la tua azienda cresce. La conoscenza passa dall’essere nelle mani di pochi selezionati per necessità, al dover essere distribuita tra 10 nuove persone, poi 20 nuove persone, finché improvvisamente la tua forza lavoro arriva a centinaia e i pochi eletti sono tirati per i capelli, con le attività che restano in sospeso per settimane a causa delle ferie annuali e della confusione generale.

1. Identificare la conoscenza da raccogliere

Il primo passo è identificare le aree di conoscenza critica. Pensa: se dovessi ricominciare la tua attività da zero con un team completamente nuovo, quali informazioni chiave ti servirebbero che un nuovo assunto qualificato non saprebbe subito o non sarebbe in grado di capire in pochi minuti? Questa è la conoscenza da raccogliere.

Devi anche accettare, soprattutto quando operi su larga scala, che non saprai necessariamente tutto ciò di cui si ha bisogno. Il tuo reparto marketing, il tuo reparto IT, il tuo reparto risorse umane, e così via, avranno tutte conoscenze e competenze chiave che creerebbero inefficienze operative se venissero perse.

Conduci un audit sistematico della conoscenza con tutti i tuoi capi dipartimento per individuare le competenze che devono essere preservate. Concentrati sulla cattura della conoscenza aziendale proprietaria, delle competenze uniche e delle migliori pratiche che sono essenziali per il successo dell’azienda. (Ad esempio, sapere come utilizzare software e hardware proprietari è conoscenza da raccogliere, mentre essere in grado di allegare un documento a un’email non conta.)

Consiglio pro: Puoi personalizzare facilmente i Sondaggi su Drimify per includere ogni membro della tua organizzazione nella tua verifica della conoscenza. Sebbene i tuoi capi dipartimento siano le persone migliori con cui interfacciarsi, più grande è la tua azienda, più è facile che piccole ma importanti cose sfuggano.

A volte, l’unica persona che sa come fare una cosa specifica da cui dipende molto, e sa anche che questa cosa specifica deve essere fatta, è quella che ha il compito di farla, quindi il contributo di tutti è prezioso in questo esercizio. Questo è altamente possibile se un nuovo capo dipartimento viene assunto esternamente e deve imparare il proprio ambito.

Potresti anche includere domande aperte nel tuo Sondaggio per chiedere alle persone quali conoscenze o competenze pensano manchino che renderebbero l’organizzazione più efficiente.

2. Organizza e categorizza le conoscenze

Una volta completato l’audit, devi organizzare le conoscenze in categorie e tag che siano allineati con la struttura e i processi dell’azienda. Le persone che possiedono le competenze specifiche e le conoscenze istituzionali di cui hai bisogno devono scrivere i processi e le informazioni in dettaglio, e mostrare al capo del loro dipartimento o al collega più appropriato come funzionano nella pratica.

Dovresti creare un database di queste informazioni raccolte sulla intranet aziendale, rendendo facile per i dipendenti navigare e trovare le informazioni pertinenti.

Consiglio pro: Assegna a qualcuno la responsabilità di mantenerlo aggiornato. Le conoscenze vecchie e gli approcci superati possono essere dannosi quanto la perdita di conoscenze, specialmente se c’è stato un cambiamento dovuto ad aggiornamenti legislativi.

3. Crea programmi interattivi efficaci per aiutare i dipendenti a imparare in modo più efficace

Sei a conoscenza di ciò che è necessario sapere, conosci le competenze che le persone devono possedere, e tutto è organizzato in un repository facile da navigare. Sei già a buon punto.

Tuttavia, neanche la combinazione letteraria di Ernest Hemingway, George Elliot e Margaret Atwood riuscirebbe a rendere coinvolgenti tomi di conoscenze istituzionali, né a insegnare efficacemente ai tuoi dipendenti come applicare quelle conoscenze nel loro lavoro attraverso la semplice parola scritta. È qui che entra in gioco la gamification.

Sviluppare programmi di apprendimento gamificati e coinvolgenti consentirà ai dipendenti di interagire più efficacemente con il materiale. Combinare vari formati come video, moduli interattivi e quiz ti permette di rispondere meglio ai diversi stili di apprendimento. Non tutti riescono a leggere e assimilare informazioni. I corsi gamificati ti permettono anche di proporre scenari specifici per il lavoro e di porre domande che incoraggiano gli utenti ad applicare quelle conoscenze a tali scenari.

Consiglio pro: I corsi gamificati moderni, che puoi creare facilmente personalizzando motori di giochi consolidati quando metti insieme un Percorso Dinamico™, forniscono dati in tempo reale per ogni azione dell’utente. Prestando attenzione a questi dati, puoi valutare la comprensione dell’utente riguardo al contenuto trattato e l’efficacia del tuo corso gamificato, rendendo facile migliorare e ottimizzare nel tempo.

Un’altra opzione è integrare quiz personalizzati e altri giochi di apprendimento nelle app di formazione esistenti che potresti utilizzare, o incorporarli alla fine di articoli e istruzioni all’interno della tua base di conoscenze o del sistema di gestione dell’apprendimento (LMS).

Una piattaforma come Drimify ti offre la versatilità di creare un intero percorso di apprendimento, o di completare e perfezionare un percorso esistente.

4. Promuovi i programmi giusti ai dipendenti giusti

Hai letto bene. Devi promuoverli. Solo perché hai creato i corsi gamificati più efficaci del tuo settore non significa nulla se le persone non si impegnano nel processo e non trovano il tempo per seguirli. Devi anche sapere chi ha bisogno di completare quali corsi.

Il modo migliore per farlo è renderli parte integrante delle revisioni delle performance trimestrali. Comprendere le lacune nelle competenze e gli interessi dei singoli dipendenti consentirà al tuo dipartimento HR di personalizzare le raccomandazioni dei programmi.

Puoi anche utilizzare i canali di comunicazione interni come newsletter e riunioni di team per diffondere la consapevolezza sulle opportunità di apprendimento e aggiornamento delle competenze disponibili.

5. Crea ambassador, esperti o mentori in aree aziendali specifiche

Designare individui chiave come ambassador della conoscenza o mentori in domini specifici è un ottimo modo per garantire che siano costantemente aggiornati e costantemente promossi internamente.

Questi esperti avrebbero la responsabilità di preservare e condividere il sapere all’interno delle loro aree di competenza e potrebbero fungere da punti di riferimento rapidi per altri dipendenti.

Riepilogo

Abbiamo tutti lavorato in un posto dove un singolo collega in una posizione apparentemente oscura era il primo punto di riferimento per tutti, indipendentemente dal settore dell’azienda in cui lavorassero, e tutti conoscevano il nome di quel dipendente, sapendo che qualsiasi fosse il problema, quella era la persona da chiamare per risolverlo. E quando erano in ferie: caos. E quando davano le dimissioni: panico.

Implementando un sistema efficace di gestione della conoscenza, non perderai il sapere istituzionale quando membri chiave dello staff si spostano verso nuove opportunità. Il nostro programma in 5 passi descritto qui offre un approccio facilmente realizzabile per tutte le industrie per stabilire il tuo metodo.

Consiglio pro: Non esitare ad avviare questo processo. Sei in affari per avere successo, e questo significa tipicamente crescita e aumentare il numero del tuo personale. È più facile impostarlo quando è una sfida all’orizzonte piuttosto che quando è una sfida che hai superato ed è diventata un problema.