Cómo reducir los costes de formación | Solución en 5 pasos para una formación más económica y eficaz de los empleados

¿Estás buscando áreas en las que puedas ahorrar costes operativos y has pensado que el entrenamiento es el lugar indicado para recortar? ¡Lee esto primero! Te ofrecemos una solución práctica de 5 pasos para no solo impartir un entrenamiento más económico, sino también hacerlo más efectivo.

Lo primero que hay que tener en cuenta es: un entrenamiento más efectivo ES un entrenamiento más económico. Si tu enfoque del entrenamiento funciona, no tendrás que repetirlo con tanta frecuencia porque tus empleados no necesitarán tantos cursos de actualización, y estarán más comprometidos con su trabajo porque tendrán las herramientas para hacerlo correctamente.

1. Evalúa las necesidades reales de entrenamiento y las brechas de habilidades en tu organización

Empieza con una auditoría para identificar las necesidades específicas de entrenamiento y las brechas de habilidades. Entender las áreas donde los empleados necesitan desarrollo te ayudará a optimizar los programas y enfoques de entrenamiento, y evitará que pongas recursos en áreas que ofrecerán poco retorno para los empleados y para el negocio.

Si tu empresa es una pequeña o mediana empresa, esto podría ser un ejercicio relativamente simple, pero si tu número de empleados oscila entre 50 personas hasta miles, esto implicará reuniones con diferentes departamentos y mucha delegación al equipo de RRHH.

Consejo profesional: Personaliza fácilmente encuestas según tus necesidades exactas en la plataforma Drimify para hacer tu auditoría a nivel de toda la empresa. Esto te permitirá obtener una comprensión más amplia de las habilidades y conocimientos que necesitarás replicar fácilmente, y las habilidades y conocimientos que actualmente faltan en tu organización.

La anonimidad de una encuesta hace que las personas sean más propensas a expresar lo que creen que necesita mejorarse en cuanto a habilidades, ya que las reuniones presenciales a veces pueden intimidar y los empleados tímidos podrían guardar buenas sugerencias para sí mismos en lugar de arriesgarse a hablar frente a sus compañeros.

2. Crea cursos de entrenamiento gamificados para recursos de formación que puedas analizar y mejorar cuantitativamente

Gamificar tu entrenamiento es un ejercicio que economiza y optimiza a la vez.

Primero, consideremos el clásico entrenamiento corporativo o sesión de mejora de habilidades. Para empezar, se necesita a alguien que administre la formación. Si es a través de una agencia, implica un costo por el servicio, o si es un empleado interno, está su salario cada vez que imparte una sesión, además del costo de oportunidad de lo que podría estar haciendo. Multiplica esto por la cantidad de sesiones que ofrezcan.

Luego tienes que hacer coincidir las agendas de 10, 20 o incluso más personas para un momento específico, digamos que es una hora. Coordinar esto crea múltiples ineficiencias y puede comprometer una función entera de tu negocio por esa hora. La alternativa es una sesión fuera del horario laboral, lo cual es común en la industria de servicios. Esto supone salarios adicionales. Multiplica esto por la cantidad de sesiones de entrenamiento que tengas en un año.

Después necesitas considerar cuán eficiente es el entrenamiento. ¿Todos aprenden mejor en este entorno grupal? ¿Es la persona que imparte el entrenamiento realmente buena? Lo más probable es que algunos de tus empleados se escondan en el entorno grupal, y algunos simplemente no obtendrán tanto provecho como otros.

Ahora considera crear un curso de entrenamiento gamificado de varios niveles sobre el mismo tema. Tienes tu suscripción a la plataforma de gamification donde construyes tus cursos. Un miembro del personal crea y actualiza los cursos cuando sea necesario. Luego está el tiempo que cada empleado pasa interactuando con el contenido.

Eso es básicamente todo.

Tus empleados pueden completar el curso inmersivo en los momentos que mejor sirvan al negocio, lo que significa que pueden hacerlo 2 o 3 a la vez, o incluso en tiempos individuales, sin comprometer ninguna función del negocio. Todos obtienen la misma experiencia, porque todos tienen que completarlo individualmente – sin que nadie se esconda. Además, obtienes datos concretos de las acciones de los usuarios para cuantificar la efectividad del entrenamiento.

Para múltiples temas y cursos más largos: Echa un vistazo a el Recorrido Dinámico™. Los participantes pueden acceder y re-acceder solo ingresando su dirección de correo electrónico para retomar donde lo dejaron en un viaje de aprendizaje más extenso.

Para resultados de aprendizaje más simples: Echa un vistazo a el Combo™. Esto también te permite combinar juegos en niveles, pero los jugadores avanzan directamente de juego a juego. Este es ideal para cursos de entrenamiento que las personas completarán en una sola sesión, pero el aspecto de múltiples juegos aún permite una comprensión más completa que un solo juego de aprendizaje.

3. Implementa el aprendizaje entre pares y las mentorías en temas específicos

Puedes hacer que tus empleados compartan su experiencia a través del aprendizaje entre pares y las iniciativas de mentoría.

Fomentando un ambiente colaborativo, tus empleados se ayudan mutuamente a crecer, reduciendo la cantidad de recursos de formación externa necesarios.

En la práctica, esto podría implicar responsabilidades adicionales para los empleados de alto desempeño a través de una situación de mentoría, así como hacer que los nuevos empleados observen a los empleados más experimentados, y viceversa.

4. Fomenta una cultura de aprendizaje y crea una organización de autodidactas

Una excelente manera de reducir los costos de capacitación de tu empresa es fomentar una cultura de aprendizaje entre tu personal. Si bien esto nunca eliminará todos los costos de capacitación, puede aportar mucha positividad y nuevas habilidades a tu organización.

Si se anima a los empleados a hacerse cargo de sus propios procesos de aprendizaje, hay suficiente información disponible para que muchas personas puedan enseñarse eficazmente conocimientos y habilidades que antes estaban restringidos.

Consejo profesional: Actualmente hay tantos libros de alta calidad sobre negocio en circulación que podrías animar un club de lectura interno. Títulos como Atomic Habits, Turn the Ship Around y The Chimp Paradox, por nombrar algunos, están todos ahí para ayudar a los empleados motivados a mejorar su enfoque hacia el trabajo. De manera similar, las autobiografías de empresarios y atletas famosos pueden servir de inspiración para que tu personal se convierta en mejores versiones de sí mismos.

5. Monitorea continuamente las necesidades de capacitación y las brechas de habilidades en tu organización

Las necesidades de capacitación y las brechas de habilidades evolucionarán a medida que tu empresa crezca y tu industria cambie. Reevalúa regularmente las necesidades de capacitación dentro de tu organización y ajusta tus programas de capacitación según sea necesario.

Manteniéndote proactivo, puedes asegurarte de que los empleados estén equipados con las habilidades adecuadas en todo momento.

Consejo profesional: La pérdida de conocimiento institucional o propietario dentro de tu empresa resulta mucho más costosa de recuperar que mantenerlo colectivamente, por lo que considera implementar un sistema de gestión del conocimiento para proteger tu negocio cuanto antes.

Por ejemplo, piensa en un restaurante de comida rápida. La máquina de batidos necesita ser limpiada todas las noches, pero es un trabajo relativamente técnico que implica desmontar ciertas partes, poner los ciclos de limpieza internos adecuados y volver a montarla correctamente.

Ahora imagina que solo tienes a un miembro del equipo que sabe cómo limpiarla. Aunque tomaría tan solo 20 minutos enseñar a otra persona cómo hacerlo, imagina si esa persona dejara el trabajo o estuviera enferma. De repente te arriesgas a que tu equipo disponible tenga que averiguarlo, y los errores podrían romper la máquina e incurrir en una costosa reparación.

Puntos clave

A menos que ya hayas seguido nuestra solución de 5 pasos para economizar tu enfoque hacia la capacitación, hay una buena oportunidad de que puedas reducir tus costos de capacitación y aun así mejorar la eficacia de tu enfoque hacia la mejora de habilidades.

Nuestra solución es fácil de implementar y adaptable independientemente de tu industria.