Cómo facilitar el intercambio de conocimientos en una empresa | 5 pasos para crear un sistema eficaz de gestión del conocimiento

¿A veces se pierden los conocimientos y habilidades clave que necesitas para mantener tu negocio prosperando cuando se van tus empleados estrella? Estresante, ¿verdad? Necesitarás priorizar la compartición de conocimiento. Afortunadamente, tenemos un sistema de 5 pasos que puedes seguir para no solo salvaguardar el conocimiento institucional, sino también asegurar que todos los empleados que lo necesiten tengan acceso a él.

No facilitar efectivamente el intercambio de conocimientos dentro de tu empresa puede causar todo tipo de problemas. Desde perder conocimientos institucionales importantes, hasta ineficiencias operativas cuando los empleados no saben a qué canal recurrir cuando necesitan mejorar sus habilidades.

Es una trampa fácil en la que caer, especialmente a medida que tu negocio crece. El conocimiento pasa de estar en manos de unos pocos seleccionados por necesidad, a necesitar ser distribuido repentinamente entre 10 personas nuevas, luego 20 personas nuevas, hasta que de repente tu fuerza laboral alcanza las centenas y los pocos seleccionados se ven desbordados, con tareas que no avanzan durante semanas debido a las vacaciones y la confusión generalizada.

1. Identificar el conocimiento que vale la pena cosechar

La primera etapa es identificar las áreas de conocimiento críticas. Piensa: si necesitaras reiniciar tu negocio desde cero con una plantilla completamente nueva, ¿qué información clave necesitarías que un nuevo empleado cualificado no traería consigo o que no podría averiguar en unos minutos? Ese es el conocimiento que vale la pena cosechar.

También debes aceptar, especialmente cuando operas a gran escala, que tú, como dueño del negocio, no necesariamente sabrás todo lo que se necesita. Tu departamento de marketing, tu departamento de TI, tu departamento de recursos humanos, y así sucesivamente, todos tendrán conocimientos y habilidades clave cuya pérdida crearía ineficiencias operativas.

Realiza una auditoría sistemática del conocimiento con los jefes de todos tus departamentos para identificar la experiencia que necesita preservarse. Céntrate en capturar el conocimiento propietario de la empresa, habilidades únicas y mejores prácticas que son esenciales para el éxito de la compañía. (Por ejemplo, saber cómo usar software y hardware propietarios es conocimiento que vale la pena cosechar, mientras que saber adjuntar un documento a un correo electrónico no cuenta.)

Consejo profesional: Puedes personalizar fácilmente Encuestas en Drimify para incluir a todos los miembros de tu organización en tu auditoría de conocimiento. Aunque los jefes de departamento serán las mejores personas con las que interactuar, cuanto más grande sea tu empresa, más fácil será que pequeños pero importantes detalles se pasen por alto.

A veces, la única persona que sabe cómo hacer una cosa específica de la que depende mucho, y que incluso sabe que esa cosa específica necesita hacerse, es la persona cuyo trabajo es hacerlo, por lo que la aportación de todos es valiosa en este ejercicio. Esto es muy posible si un nuevo jefe de departamento es contratado externamente y tiene que aprender su área.

Incluso podrías incluir preguntas abiertas en tu Encuesta para preguntar a las personas qué conocimientos o habilidades creen que faltan y que harían que la organización funcionara más eficientemente.

2. Organiza y categoriza el conocimiento

Una vez hayas hecho tu auditoría, necesitas organizar el conocimiento en categorías y etiquetas que se alineen con la estructura y procesos de la empresa. Las personas que poseen el conocimiento institucional y habilidades exclusivas necesitan organizarse. Haz que escriban los procesos y la información paso a paso, y que muestren a su jefe de departamento o al compañero más adecuado cómo funciona en la práctica.

Deberías crear una base de datos con esta información recopilada en la intranet de tu empresa, y hacerla fácil de navegar para que los empleados encuentren la información relevante.

Consejo profesional: Asigna a alguien la responsabilidad de mantenerla actualizada. El conocimiento y los enfoques desactualizados pueden ser tan perjudiciales como perder conocimiento, especialmente si se hizo un cambio debido a actualizaciones en la legislación.

3. Crea programas efectivos de contenido interactivo para ayudar a los empleados a aprender de manera más efectiva

Así que sabes lo que necesita saberse, sabes lo que necesitas que la gente sea capaz de hacer, y está todo junto en un repositorio de conocimientos fácil de navegar. Si has llegado hasta aquí, es un progreso excelente. La parte aburrida está casi fuera del camino.

Sin embargo, ni siquiera la fuerza literaria combinada de Ernest Hemingway, George Eliot, y Margaret Atwood podría hacer que tomos de conocimiento institucional sean atractivos, ni enseñar a tu personal cómo aplicar ese conocimiento en sus trabajos solo con la palabra escrita. Aquí es donde entra la gamificación.

Desarrollar programas de aprendizaje gamificados atractivos permitirá a los empleados involucrarse más eficazmente con el material. Combinar varios formatos como videos, módulos interactivos y Quizzes te permite atender más eficazmente a diferentes estilos de aprendizaje. No todos pueden simplemente leer y asimilar información. Los cursos gamificados también te permiten plantear escenarios específicos del trabajo y hacer preguntas que animan a los usuarios a aplicar ese conocimiento a esos escenarios.

Consejo profesional: Los cursos modernos gamificados, que puedes crear fácilmente personalizando motores de juego probados al armar un Recorrido Dinámico™, brindan datos en tiempo real de cada acción del usuario. Prestando atención a esto, puedes evaluar la comprensión del usuario sobre la materia con la que ha interactuado y la efectividad de tu curso gamificado, facilitando su mejora y optimización con el tiempo.

Otra opción es integrar Quizzes personalizados y otros juegos de aprendizaje en aplicaciones de aprendizaje existentes que puedas estar utilizando, o incrustarlos al final de artículos e instrucciones dentro de tu base de conocimientos o sistema de gestión de aprendizaje (SGA o LMS).

Una plataforma como Drimify tiene la versatilidad para permitirte crear un viaje de aprendizaje completo o complementar y perfeccionar una ruta existente.

4. Marketing a los programas adecuados para los empleados adecuados

Leíste bien. Necesitas hacer marketing de ellos. Solo porque has creado los cursos gamificados más efectivos en tu área no significa nada si la gente no se involucra en el proceso y se toma el tiempo para participar en ellos. También necesitas saber quién necesita realizar cuáles cursos.

La mejor manera de hacer esto es integrarlos como una parte fundamental de las revisiones trimestrales de desempeño. Entender las brechas de habilidades e intereses de los empleados individuales permitirá a tu departamento de RRHH personalizar las recomendaciones de los programas.

También puedes utilizar canales de comunicación interna como boletines y reuniones de equipo para difundir la conciencia sobre las oportunidades disponibles de aprendizaje y mejora de habilidades.

5. Crear embajadores, expertos o mentores en áreas de negocio específicas

Designar a personas clave como embajadores del conocimiento o mentores en dominios específicos es una excelente manera de asegurar que estén constantemente actualizados y sean promovidos internamente.

Estos expertos se encargarían de preservar y compartir el conocimiento dentro de sus áreas de especialización, y podrían actuar como puntos de referencia rápidos para otros empleados.

Puntos clave

Todos hemos trabajado en un lugar donde un solo compañero en una posición aparentemente desconocida era el primer punto de referencia para todos, sin importar en qué parte de la empresa trabajaran, y aunque estuvieran alejados, conocían el nombre de ese empleado, y sin importar el problema, esa era la persona a la que llamar para resolverlo. Y cuando están de vacaciones: caos. Y cuando dan su aviso: pánico.

Al implementar un sistema de gestión del conocimiento eficaz, no perderás conocimiento institucional cuando miembros clave del personal se muden hacia nuevas oportunidades. Nuestro programa de 5 pasos detallado aquí ofrece un enfoque fácilmente accionable en todas las industrias para establecer tu propia metodología.

Consejo profesional: No dudes en establecerlo. Estás en el negocio para tener éxito, y eso típicamente significa crecimiento y aumentar tu plantilla. Es más fácil implementarlo cuando es un desafío en el horizonte que cuando es un desafío que has superado y se ha convertido en un problema.