Wie Unternehmen den Wissensaustausch fördern | 5 Schritte zur Erstellung eines effektiven Wissensmanagementsystems

Geht wertvolles Wissen und wichtige Fähigkeiten verloren, wenn deine Top-Mitarbeiter das Unternehmen verlassen? Ziemlich stressig, oder? Du musst sicherstellen, dass Wissensaustausch eine Priorität ist. Zum Glück haben wir ein 5-Schritte-System, das dir nicht nur dabei hilft, Unternehmenswissen zu sichern, sondern auch sicherstellt, dass alle Mitarbeiter, die es brauchen, darauf zugreifen können.

Wird der Wissensaustausch in deinem Unternehmen nicht effektiv unterstützt, kann dies zu allerlei Problemen führen. Vom Verlust wichtiger Unternehmensinformationen bis hin zu operativen Ineffizienzen, wenn Mitarbeiter nicht wissen, welchen Weg sie einschlagen müssen, um sich weiterzubilden.

Es ist leicht, in diese Falle zu tappen, besonders wenn das Unternehmen wächst. Wissen ist zunächst in den Händen weniger Personen konzentriert, aber plötzlich muss es auf zehn neue Mitarbeiter verteilt werden, dann auf zwanzig, und ehe du dich versiehst, hat die Belegschaft Hunderte von Angestellten, und die wenigen Wissensinhaber sind überlastet, während Aufgaben aufgrund von Urlaubszeiten und Verwirrung Wochen lang stagnieren.

1. Relevantes Wissen identifizieren

Der erste Schritt ist, kritische Wissensbereiche zu identifizieren. Überlege: Wenn du dein Unternehmen mit einer völlig neuen Belegschaft von Grund auf neu starten müsstest, welche Schlüsselinformationen bräuchtest du, die ein neuer qualifizierter Mitarbeiter nicht sofort wüsste oder in wenigen Minuten herausfinden könnte? Dieses Wissen ist es wert, bewahrt zu werden.

Du musst auch akzeptieren, besonders bei großen Unternehmen, dass du als Geschäftsinhaber nicht alles wissen kannst, was notwendig ist. Deine Marketingabteilung, IT-Abteilung, Personalabteilung und alle anderen Abteilungen haben Schlüsselwissen und Fähigkeiten, deren Verlust zu Effizienzverlusten führen würde.

Führe eine systematische Wissensüberprüfung mit allen Abteilungsleitern durch, um die Expertisen zu identifizieren, die bewahrt werden müssen. Konzentriere dich darauf, unternehmenseigenes Wissen, einzigartige Fähigkeiten und bewährte Verfahren einzufangen, die für den Erfolg des Unternehmens unerlässlich sind. (Zum Beispiel ist das Wissen, wie man unternehmenseigene Software und Hardware benutzt, wertvoll, während die Fähigkeit, ein Dokument an eine E-Mail anzuhängen, nicht zählt.)

Profi-Tipp: Du kannst Drimify-Umfragen leicht anpassen, um jedes Mitglied deiner Organisation in die Wissensüberprüfung einzubeziehen. Während deine Abteilungsleiter die besten Ansprechpartner sind, gilt: Je größer dein Unternehmen, desto einfacher können kleine, aber wichtige Dinge übersehen werden.

Manchmal weiß nur die eine Person, wie man eine bestimmte Aufgabe erledigt, auf der viel lastet, und sogar, dass diese Aufgabe überhaupt erledigt werden muss. Daher ist jeder Beitrag in dieser Übung wertvoll. Dies ist besonders wahrscheinlich, wenn ein neuer Abteilungsleiter extern eingestellt wird und sich erst in seine Rolle einarbeiten muss.

Du könntest in deiner Umfrage sogar offene Fragen einfügen, um die Mitarbeiter zu fragen, welches Wissen oder welche Fähigkeiten sie für notwendig erachten, um den Betrieb reibungsloser zu gestalten.

2. Wissen organisieren und kategorisieren

Nachdem du deinen Audit durchgeführt hast, musst du das Wissen in Kategorien und Tags gliedern, die mit der Struktur und den Prozessen des Unternehmens übereinstimmen. Die Personen, die das institutionelle Wissen und die speziellen Fähigkeiten besitzen, die organisiert werden müssen, sollten die Prozesse und Informationen Schritt für Schritt aufschreiben und einem Abteilungsleiter oder dem passendsten Kollegen zeigen, wie es in der Praxis funktioniert.

Du solltest eine Datenbank dieser gesammelten Informationen im Intranet deines Unternehmens erstellen und es den Mitarbeitern leicht machen, die relevanten Informationen zu finden.

Profi-Tipp: Gib jemandem die Verantwortung, es auf dem neuesten Stand zu halten. Veraltetes Wissen und Methoden können genauso schädlich sein wie verloren gegangenes Wissen, besonders wenn eine Änderung aufgrund von gesetzlichen Aktualisierungen vorgenommen wurde.

3. Effektive Programme mit interaktiven Inhalten erstellen, um den Mitarbeitern effizienteres Lernen zu ermöglichen

Du weißt also, welches Wissen benötigt wird, und du weißt auch, was die Leute können müssen, und alles ist in einem leicht zu navigierenden Wissens-Hub zusammengefasst. Wenn du so weit gekommen bist, das ist bereits ein hervorragender Fortschritt. Der langweilige Teil ist nun erledigt.

Jedoch wird selbst die geballte literarische Kraft von Ernest Hemingway, George Eliot und Margaret Atwood nicht ausreichen, um Berge von institutionellem Wissen interessant zu machen oder deinen Mitarbeitern effizient beizubringen, dieses Wissen allein durch das geschriebene Wort in ihren Aufgaben anzuwenden. Hier kommt Gamification ins Spiel.

Durch die Entwicklung von fesselnden gamifizierten Lernprogrammen können Mitarbeiter sich effektiver mit dem Material auseinandersetzen. Die Kombination verschiedener Formate wie Videos, interaktive Module und Quizze ermöglicht es dir, besser auf unterschiedliche Lernstile einzugehen. Nicht jeder kann einfach lesen und Informationen verarbeiten. Gamifizierte Kurse ermöglichen es dir außerdem, arbeitsbezogene Szenarien darzustellen und Fragen zu stellen, die die Nutzer dazu ermutigen, das Wissen in diesen Szenarien anzuwenden.

Profi-Tipp: Moderne gamifizierte Kurse, die du leicht erstellen kannst, indem du bewährte Spiel-Engines beim Zusammenstellen eines Dynamic Path™ anpasst, liefern Echtzeitdaten für jede Nutzeraktion. Wenn du darauf achtest, kannst du das Verständnis eines Nutzers für das behandelte Thema und die Effektivität deines gamifizierten Kurses bewerten, was es einfach macht, ihn im Laufe der Zeit zu verbessern und zu optimieren.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, angepasste Quizze und andere Lernspiele in vorhandene Lern-Apps zu integrieren oder sie am Ende von Artikeln und Anleitungen in deiner Wissensdatenbank oder deinem Learning Management System (LMS) einzubetten.

Eine Plattform wie Drimify bietet die Vielseitigkeit, eine gesamte Lernreise zu erstellen oder einen bestehenden Lernpfad zu ergänzen und zu verfeinern.

4. Die richtigen Programme den richtigen Mitarbeitern anbieten

Du hast richtig gelesen. Du musst sie vermarkten. Nur weil du die effektivsten gamifizierten Kurse in deinem Bereich erstellt hast, bedeutet das nichts, wenn die Leute sich nicht auf das Verfahren einlassen und Zeit dafür finden. Du musst auch wissen, wer welche Kurse durchlaufen muss.

Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, sie zu einem integralen Bestandteil der vierteljährlichen Leistungsbewertungen zu machen. Das Verständnis der Fähigkeitslücken und Interessen einzelner Mitarbeiter ermöglicht es deiner HR-Abteilung, Programmempfehlungen zu personalisieren.

Du kannst auch interne Kommunikationskanäle wie Newsletter und Teambesprechungen nutzen, um das Bewusstsein für verfügbare Lern- und Weiterbildungs-möglichkeiten zu verbreiten.

5. Bestimmen Sie Botschafter, Experten oder Mentoren in spezifischen Geschäftsbereichen

Es ist eine hervorragende Strategie, entscheidende Personen als Wissens-Botschafter oder Mentoren in bestimmten Bereichen zu benennen, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand sind und intern kontinuierlich weitervermittelt werden.

Diese Experten übernehmen die Verantwortung dafür, Wissen in ihren Fachgebieten zu bewahren und zu teilen und dienen als schnelle Anlaufstellen für andere Mitarbeiter.

Wichtigste Erkenntnisse

Wir haben alle schon an einem Arbeitsplatz gearbeitet, an dem ein einzelner Kollege in einer scheinbar unbedeutenden Position der erste Ansprechpartner für alle war, egal in welchem Bereich des Unternehmens sie arbeiteten. Jeder kannte diesen Mitarbeiter beim Vornamen und egal, welches Problem auftrat, diese Person konnte es lösen. Und wenn sie im Urlaub sind: Chaos. Und wenn sie kündigen: Panik.

Durch die Implementierung eines effektiven Wissensmanagementsystems verlieren Sie kein institutionelles Wissen, wenn wichtige Mitarbeiter sich neuen Möglichkeiten zuwenden. Unser detailliertes 5-Schritte-Programm bietet einen leicht umsetzbaren Ansatz für alle Branchen, um Ihre eigene Methode zu entwickeln.

Profi-Tipp: Zögern Sie nicht, dies einzurichten. Sie sind im Geschäft, um erfolgreich zu sein, was typischerweise Wachstum und die Skalierung Ihrer Belegschaft bedeutet. Es ist einfacher, dies einzurichten, wenn die Herausforderung am Horizont erscheint, als wenn sie bereits ein Problem geworden ist.